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Politica Viaticos Pilotos Departamentales

OBJETIVO:

Establecer el proceso correcto para el cálculo y pago de viáticos a Pilotos Departamentales.

RESPONSABLES:

Auxiliar Contable

Asistente Contable

Contador

Encargado de Bodega

Pilotos

Director General

PROCEDIMIENTO:

Las solicitudes de Gastos para Cumplimiento de Labores de los pilotos departamentales se tramitan los días lunes por el encargado de bodega:

1. Encargado de bodega genera la solicitud por medio del sistema SAP
2. Selecciona en la opción módulos/ Informes/Inventarios/Gourmet/INV27-Viaticos Pilotos

3. Seleccionar en la ventana que se despliegue la siguiente Información:

4. Seleccionar el nombre del piloto a quien se le asignaran los viáticos

5. Fecha de Picking (Fecha de facturación de la ruta)
6. Fecha de Salida (Día que sale el piloto a ruta)
7. Hora de Salida (Departamental 04:00 a.m.)
8. Semana (semana de entrega 1,2,3,4 – una semana después de la visita del vendedor)
9. Se selecciona si lleva o no custodio (cada piloto debe de llevar custodio si su guía de entrega es mayor a Q70,000.00)

10. Luego se selecciona OK

11. Automáticamente el sistema reconoce los datos ingresados y realiza el cálculo de viáticos correctos correspondientes a la ruta asignada:

12. Indica la fecha de salida y regreso de la empresa

13. El monto autorizado para alimentación (piloto, auxiliar y custodio si aplicara)
14. El monto autorizado para Hospedaje (piloto, auxiliar y custodio si aplicara)

15. Cantidad asignada para parqueos, y peajes (cantidad fija)

16. Al terminar de generar la solicitud de viáticos a todos los pilotos, imprime y traslada a caja a las 08:30 a.m. para que pueda ser enviada al departamento de contabilidad.

17. El encargado de Caja recibe la documentación y la entrega a Encargada de archivo a las 09:00 a.m.
18. Encargada de archivo entrega las solicitudes a la persona encargada de Cuentas por Pagar, para que se proceda a realizar el trámite de pago por medio de transferencia bancaria.
19. Primero se ingresan los datos a la cuenta por cobrar de cada piloto y luego se cargan en el lote del banco, esperando autorización de Dirección General para realizar el pago.
20. Se trasladan a firma a Dirección General a las 11:00 a.m.
21. Luego de ser aprobada la Solicitud de Gastos y se autorice el lote del banco por Dirección General se procede a realizar la transferencia.

22. Al momento de que el piloto regresa a la empresa se dirige a caja para realizar la liquidación de gastos.

23. Completa los datos en la casilla de Reporte de gastos de la liquida guía entregada al momento de cargar camión.

24. Piloto entrega a encargado de caja la liquida guía para verificación de los depósitos contra facturas.

25. Encargado de caja recibe liquida guía (original y copia) con las facturas, luego realiza la verificación de la información fiscal de las facturas (nit, dirección, nombre) y traslada a la persona encargada de cuentas por pagar las facturas originales y liquida guía original para rebajarlas de la cuenta contable del piloto, el encargado de caja se queda con copia de la liquida guía para respaldo de reportes y control.

26. Si el piloto no utilizo el 100% del dinero asignado para viáticos, debe realizar un depósito monetario a la cuenta del Banco Industrial No. 16-417059-3 a nombre de Alimentos Gourmet, S.A. o Convenio de Pago 2328 de SERBIPAGOS antes presentarse a caja, y adjuntar la boleta con las facturas de gastos para que pueda liquidarse correctamente el depósito.
27. El piloto únicamente debe utilizar el dinero que le fue depositado para gastos de cumplimiento de labores. No se realiza ningún reembolso adicional de gastos por ningún motivo. Ni es permitido hacer uso del dinero de la ruta.

EXCEPCIONES: El Encargado de bodega solicita autorización de Dirección General para realizar depósitos de los viáticos sobre presupuestados a los pilotos en caso de manifestaciones, derrumbes, mantenimiento de carreteras, etc. Siempre que sean comprobables y que por lo tanto la ruta se haya atrasado en entregas y deban de estar un día más de lo autorizado.

SEGUIMIENTO:

De incumplir con el presente manual de proceso se tomará medida disciplinaria.

Jefe de RRHH Contador Director General

Anexo1

TABLA DE VIATICOS AUTORIZADA