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PROCEDIMIENTO CREACION DE CLIENTES NUEVOS

PROCEDIMIENTO CREACIÓN DE CLIENTES NUEVOS

OBJETIVO:

Garantizar la creación eficiente de clientes nuevos, asignando a cada uno un código que los identifique, así mismo se garantice el ingreso de pedidos y posteriormente entrega del mismo.

ALCANCE:

Todos los clientes de Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Secretaria de Servicio al Cliente

Secretaria de Ventas

Vendedores y Pre Vendedores Capital y Departamental

Departamentos de Ventas (Jefe y Supervisores)

Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO CREACIÓN DE CLIENTES NUEVOS

Los vendedores crean un cliente nuevo en su ruta asignada proceden a llenar los campos del formato establecido (ver anexo # 1). Luego envían por correo a las secretarias de ventas local y departamental para que ellas realicen la revisión y filtración** en el sistema SAP.

• **Filtrar por nombre, número de NIT (si aplica), dirección, nombre del negocio y número de teléfono, con el fin de no crear clientes repetidos y crear duplicidad.

Los clientes nuevos que sean solicitados por los vendedores para su creación deben enviarlos el mismo día de la visita, luego de la revisión por parte de las secretarias de ventas se envía la información a la Secretaria de Servicio al Cliente vía correo electrónico ([email protected]) para la creación en el sistema SAP (ver pasos para la creación en SAP). Así mismo deberá adjuntarse el pedido de cada cliente para su confirmación.

Se recibirán únicamente dos correos al día en el siguiente horario:

• Mañana: Se establece como hora máxima para la recepción del mismo 09:00 a.m.
• Tarde: Se establece como hora máxima para la recepción del mismo 02:00 p.m. (Excepto los viernes que será a la 11 .a.m. para rutas departamentales)

La Secretaria de Servicio al Cliente, revisa nuevamente en el sistema que ningún cliente solicitado tenga un código asignado para evitar duplicidad y luego procederá a llamar a cada uno para confirmar, dirección, datos de facturación y pedido.

Al ser confirmados los datos le asignara y creara código en el sistema, anotando en el Formato establecido el código (ver anexo # 1), para que posteriormente sea reenviado a las Secretarias de Ventas las cuales deben informar a cada vendedor sobre la creación.

El vendedor debe ingresar el pedido del cliente una vez sea confirmado por la Secretaria de Servicio al cliente.

Los clientes deberán ser solicitados y creados diariamente.

Este procedimiento será el mismo para solicitudes Departamentales y Locales.

Las solicitudes que no tengan la dirección completa (calle, avenida, zona, municipio y departamento), no serán tomadas en cuenta.

Pasos para la creación de clientes en SAP

• Modulo Socio de Negocios
• Datos Maestros Socios de negocios
• En la barra superior elegir Crear

Crear

• Ingresar Nombre de Negocio, teléfono, ruta, Persona Contacto, Dirección Exacta (si es posible con referencia), No debe modificarse la pestaña de condición de pago, automáticamente el sistema le coloca lista de precios y pago en efectivo, únicamente Gerencia puede modificar estas opciones)
• Colocar nit, si no tuviera se colocara CF, semana y día de visita, luego se revisa en el listado de los socios de negocios, el código para seguir con el correlativo, se agrega y se da clic en crear.

Nota: en la pestaña de Persona contacto y Dirección, debe de escribirse en la primer casilla (ID de persona contacto e ID de Dirección) las palabras Persona contacto y Dirección Contacto para que pueda habilitarse las demás casillas y pueda escribirse, de lo contrario no podrá ingresarse ningún dato.

Dirección Contacto

Persona Contacto

ANEXO # 1

Formato Control de Creación de Clientes Nuevos

SEGUIMIENTO:

Servicio al cliente y Departamento de ventas

Fecha de elaboración junio, 2014.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General