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PROCEDIMIENTO PARA GASTOS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR GASTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LABORES PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

OBJETIVO:

Controlar y ejecutar adecuadamente el gasto para el cumplimiento de labores.

RESPONSABILIDAD:

Todo el personal administrativo que hace uso de viáticos.

PROCEDIMIENTO:

Todo el personal administrativo podrá solicitar viáticos para cumplimiento de labores asignadas y autorizadas por el jefe de su departamento conforme al presente procedimiento.

1. El colaborador que hará uso de los viáticos solicitara 48 horas antes de su salida. No puede exceder lo establecido en este procedimiento.
2. La solicitud deberá de tener la información sobre fecha de salida y regreso, lugar y motivo del viaje, esta solicitud deberá de venir firmada por el jefe inmediato donde autorice dicha salida.
3. Deberá de solicitar los viáticos según la tabla detallada a continuación.

Jefaturas

Personal Administrativo

1. Se puede gastar más, pero este es el reintegro máximo.
2. La liquidación de los viáticos se deberá de realizar en un máximo de 3 días siguientes después del regreso. Si no realizan la liquidación del gasto se procederá a descontar del pago quincenal el anticipo recibido.
3. Al recibir las facturas deberá de contener los datos correspondientes correctamente.
   1. Número de NIT (8400342)
   2. Nombre completo de la empresa (Alimentos Gourmet, S.A.)
   3. Fecha de emisión
   4. Dirección de la empresa (Km.35 Sta. Lucía Milpas Altas)
   5. Concepto Detallar específicamente a que corresponde.
   6. En la parte de atrás deberá de llevar el nombre y código empleado.
4. Se ingresan los datos en el formato Excel “Gastos para Cumplimiento de Labores” por empleado, imprime el formato y se adjunta a las facturas.
5. El Jefe del Departamento deberá firmar los soportes (facturas y formato) por empleado y dará su visto bueno.
6. Deberá trasladar los documentos a Caja en el horario de 09:00 a 11:00 a.m.
7. Caja revisa nuevamente cada liquidación, de existir algún inconveniente en alguna factura se le realizará el cobro al empleado que solicito los viáticos.

SEGUIMIENTO:

No se procederá con ninguna factura alterada con corrector, tachones o falta de datos. Por ningún motivo las facturas rechazadas se volverán a recibir. El Auxiliar de Caja debe trasladar todos los documentos correctos y cumplir a cabalidad con este procedimiento, de no cumplir con el mismo se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración septiembre, 2017.

Elaborado Asistente Administrativa firma de Gerencia Finanzas Vo. Bo. Gerencia General

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR GASTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LABORES CENTROAMERICA

OBJETIVO:

Que todo documento que trasladen los vendedores para liquidación de viáticos se reciba correctamente para proceder a liquidar.

RESPONSABLE:

Departamento de Contabilidad

Supervisores de Ventas

Jefe de Ventas

PROCEDIMIENTO:

Todo el personal administrativo deberá de solicitar viáticos para cumplimiento de labores y liquidar conforme al presente procedimiento.

1. El responsable solicitara viáticos para el cumplimiento de sus labores, 48 horas antes de su salida. Por ningún motivo debe estar por encima de su presupuesto autorizado.
2. La solicitud deberá de tener la información sobre fecha de salida y regreso, lugar y motivo del viaje, esta solicitud deberá de venir firmada por el jefe inmediato donde autorice dicha salida.
3. Deberá de solicitar los viáticos según la tabla detallada a continuación:

** Si el hotel no incluye el desayuno

1. Para la compra de boletos para viajar a Centro America deberán de contactar:

Asesor de viajes: Gabriela Wehner

Agencia de Viajes: RONEL TOURS

Correo electrónico: [email protected]

Dirección: av. Las Américas 15-40 zona 13, Guatemala.

Teléfono 2494-3030

1. No se Reintegrara más de los establecido en la tabla anterior por tiempo de comida.
2. La liquidación de los viáticos se deberá de realizar durante los 3 días siguientes después del regreso. Si no realizan la liquidación del gasto se procederá a descuento en Nómina del total de la transferencia.
3. Al recibir las facturas deberá de contener los datos correspondientes correctamente.
   1. Número de NIT (8400342)
   2. Nombre completo de la empresa (Alimentos Gourmet, S.A.)
   3. Fecha de emisión
   4. Dirección de la empresa (Km.35 Sta. Lucía Milpas Altas)
   5. Concepto Detallar específicamente a que corresponde.
   6. Y en la parte de atrás deberá de llevar el nombre y código empleado.
4. Se ingresan los datos en el formato Excel “Gastos para Cumplimiento de Labores” por empleado, imprime dos copias una para soporte y la otra se adjunta a las facturas que reciben en Caja.
5. El Jefe del Departamento deberá firmar los soportes por empleado y dar su visto bueno en cada factura en la parte de atrás inferior derecha de la misma.
6. deberá trasladar los documentos a Caja en el horario de 09:00 a 11:00 a.m.
7. Caja revisa nuevamente cada liquidación, de existir algún inconveniente en alguna factura se le realizará el cobro al empleado que solicito los viáticos.

SEGUIMIENTO:

No se procederá con ninguna factura alterada, con corrector, tachones o falta de datos, por ningún motivo las facturas rechazadas se volverán a recibir. Auxiliar de Caja trasladar todos los documentos correctos y cumplir a cabalidad con este procedimiento, de no cumplir con el mismo se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración septiembre, 2017.

Elaborado Asistente Administrativa Firma de Gerencia Finanzas Vo. Bo. Gerencia General