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procedimientos 2013

PROCEDIMIENTO PARA SALIR A RUTA (Pilotos)

OBJETIVO:

Que todo colaborador con camión asignado a ruta pueda salir a trabajar sin restricción por el horario.

RESPONSABLES:

Departamento de Bodega Producto Terminado

Guardias de Seguridad

Jefe de RRHH

PROCEDIMIENTO:

El colaborador que salga después de las 7:30 a.m. a ruta para poder salir de la empresa de seguir el procedimiento:

1. Todo piloto debe presentar su guía en garita para poder salir a ruta lo cual es válido como su pase de salida.
2. El Guardia de Seguridad debe llevar un control y trasladar diariamente al Departamento de Recursos Humanos un reporte por escrito de las personas que salgan después de las 7:30 a.m. a su ruta.

OBSERVACIONES

No se firma ningún pase para salir a ruta, todo camión debe salir con su guía de carga, cuando un piloto sale sin su guía de carga debe ir firmado el pase de salida por el Jefe de Bodega.

De no cumplir con el procedimiento se tomara medidas disciplinarias.

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Recursos Humanos Director General Gerente General

Fecha de Revisión y Vigencia: Diciembre, 2013. RRHH01-20131

PROCEDIMIENTO PARA EMISION DE CHEQUES DE LIQUIDACIÓN

INTRODUCCIÓN:

El propósito principal es que todo empleado dado de baja por renuncia o despido, pueda tener asegurada la fecha para recibir su liquidación desde el momento que sale de la empresa, sin la necesidad de estar recibiendo llamadas en el departamento de RRHH o Contabilidad, para lo cual se establece el siguiente proceso de estipulación de fecha para entrega.

PROCEDIMIENTO:

1. El departamento de Recursos Humanos es el encargado de dar de baja al empleado ya sea por renuncia con el soporte de la carta presentada o por despido con el soporte autorizado por Gerencia General.
2. En el momento de tener el soporte se procede a preparar el expediente de baja, donde se le colocará en la parte superior derecha de la Solicitud de Despido la fecha en la cual deberá venir a recibir su cheque de liquidación.
3. Deberá estar listo el cheque de liquidación 48 horas antes de la fecha estipulada en el departamento de Recursos Humanos para evitar atrasos.

OBSERVACIONES

Se implementó este procedimiento con el fin de cumplir con el Artículo 260 del Código de Trabajo y evitar cualquier riesgo que pueda perjudicar a la empresa.

Firma RRHH __ Firma Gerencia General _

Fecha de Revisión y Vigencia: Octubre, 2012. RRHH01-20122

PROCEDIMIENTO PARA RECONTRATACION DE PERSONAL

INTRODUCCIÓN:

El propósito principal es tener el mejor equipo de trabajo, y que conjuntamente con cada departamento se forme la familia Gourmet, para lo cual se establece el siguiente procedimiento para solicitar autorización para el reingreso de personal.

PROCEDIMIENTO:

1. Se solicitará al departamento de RRHH por escrito el reingreso de la persona, para poder realizar la verificación del expediente tanto físico como en el sistema, deberá proporcionar el nombre completo de la persona y el motivo del reingreso.

2. Recursos Humanos trasladará una única hoja de evaluación de desempeño al jefe del departamento donde estuvo el colaborador, para evaluar la información precisa del desempeño que mostró en el tiempo que laboró en la empresa y así proceder o no a solicitar el reingreso.

3. Se trasladará por escrito a la Junta Directiva, una solicitud de autorización de recontratación de personal, donde evaluarán dicha posibilidad o rechazaran la misma.
4. Al tener respuesta de la Junta Directiva, se le informará por escrito.

OBSERVACIONES

Se implemento el procedimiento para poder tener

Firma RRHH __ Firma Gerencia General _

Fecha de Revisión y Vigencia: Octubre, 2012. RRHH01-20123

PROCEDIMIENTO PARA PERSONAL DE NUEVO INGRESO SIN CUENTA BANCARIA

INTRODUCCIÓN:

El propósito principal es tener la seguridad que el personal que ingresa a laborar en la empresa no tiene ningún problema para poder apertura cuenta bancaria con Banco Industrial, y de esta manera cumplir con la política de realizar pagos sólo por medio de transferencia y no emisión de cheques. Para lo cual se establece el siguiente procedimiento:

PROCEDIMIENTO:

1. El candidato que este aprobado y autorizado para el ingreso a la empresa deberá indicar si posee cuenta bancaria con Banco Industrial o no.
2. En el caso de no tener cuenta bancaria, se le dará un día antes de firmar su contrato laboral la carta de solicitud de apertura de cuenta bancaria. El día que firme contrato deberá presentar el comprobante que el banco le extiende para poder proceder con el ingreso.
3. Si se presentará el caso de tener problema con la apertura de la cuenta bancaria no procederá el ingreso y concluye el proceso.

OBSERVACIONES

Cada jefe de área deberá cumplir con este procedimiento.

Firma RRHH __ Firma Gerencia General _

Fecha de Revisión y Vigencia: Octubre, 2012. RRHH01-20124

PROCEDIMIENTO PARA CALIFICAR KPI Y/O INDUCTORES

INTRODUCCIÓN:

Con el propósito de cumplir con el objetivo de metas mensuales, se hace una revisión mensual de los inductores de puesto establecido por medio de un KPI de medición mensual para el cumplimiento de sus atribuciones.

PROCEDIMIENTO:

1. Se establecen los inductores que deberá cumplir mensualmente en el puesto la persona, adicional tendrá que colocar el soporte de cada uno de ellos en la numeración que le corresponde, sólo será válida la información con calificación ponderada (nota de punteo) no es permitido ni autorizado hacer uso de en caso de entregarlos físicos debe colocarlos en un Leitz o si lleva el control digital el archivo debe contener reportes del sistema SAP no puede hacer uso de hojas en Excel para reportes.
2. Debe estar lista la documentación y entregada a su jefe de departamento cada día 5 de mes, en caso sea fin de semana un día hábil después.
3. En el caso de no estar presente su jefe inmediato (plaza vacante o suspensión por enfermedad), la revisión de su KPI, está a cargo de la jefatura de Recursos Humanos, la cual usted deberá trasladar a las 10:00 a.m. en la fecha establecida para revisión y firma de autorización.
4. Al tener firmado su KPI de la primera revisión por parte de su jefe inmediato, deberá sacar una copia para su archivo y trasladar al departamento de RRHH la Original con sus soportes para la revisión final y pago correspondiente que se acredita en la quincena de cada mes.
5. Todas las jefaturas deben trasladar su KPI firmado de primera revisión según macro-organigrama organizacional.

DIRECTOR GENERAL

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

GERENTE GENERAL

JEFE DE RRHH

JEFE DE DESARROLLO

CONTADOR GENERAL

Supervisor de Mercadeo

JEFE OPERACIONES

JEFE DE VENTAS

JEFE DE PRODUCCION

Supervisor de Calidad

OBSERVACIONES

Deberá cumplir con la entrega de KPI para obtener su Bono, el cual se está pagando cada quince de mes, la nota mínima para obtener bono según tabla establecida es.

Jefaturas: Nota mínima 91% obtiene 85% de bono

Nota de 95% a 105% obtiene 100% de bono.

Subalternos: Nota mínima 95% obtiene 95% de bono

Nota de 96% a 105% obtiene 100% de bono.

Jefe de RRHH __ Vo.Bo. Director General _

Fecha de Revisión y Vigencia: Octubre, 2012. RRHH01-20125

Fecha de Actualización: 05/3/2015

PROCEDIMIENTO PARA TURNOS DE HORA DE ALMUERZO

OBJETIVO:

Proporcionar a los empleados de Alimentos Gourmet, un lugar agradable y limpio en donde puedan consumir sus alimentos en los tiempos estipulados.

RESPONSABILIDAD:

Jefe y Asistente de Recursos Humanos

Jefe de cada departamento

Personas que proveen los servicios de cafetería

PROCEDIMIENTO:

El horario estipulado es:

OBLIGACIONES DE LA CAFETERIA:

Menú Variado.

Mantener limpia el área de cafetería, limpiar, mesas y bancas antes y después de refacción y almuerzo.

Proporcionar toda la cristalería necesaria para el consumo de alimentos.

Utilizar redecilla y guantes.

La persona que sirve no puede estar cobrando.

Se mantendrán las medidas de higiene y sanitarias correspondientes.

Deberán tener expuesta la licencia sanitaria.

Utilizar únicamente productos Gourmet.

Sólo se podrán incluir en el menú alimentos cocidos.

Se debe atender con amabilidad y cortesía.

Alimentos Gourmet, no se hace responsable por las deudas del consumo de los empleados.

Los del servicio de la cafetería deberán velar que el ticket que le es entregado por el empleado pertenezca al mismo.

Cafetería no está autorizada para dar fiado.

OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS:

No se permite sacar de la cafetería la cristalería.

Se debe cumplir con los horarios establecidos.

No deberán consumir ningún alimento que no les pertenezca.

Dejar en orden las mesas y bancas.

Mantener el respeto al personal de cafetería

Presentar ticket de almuerzo a la hora de consumir los alimentos.

Debe tener el ticket debidamente lleno con su nombre.

Terminantemente prohibido pedir fiado.

REVISIÓN DE PRUEBAS:

El jefe de RRHH realizará la revisión semanalmente de las instalaciones, cristalería y equipo que se utiliza en el área de cafetería para verificar la higiene.

Fecha de Elaboración 03/10/2012

Fecha de Modificación 13/11/2012

Firma RRHH __ Firma Gerencia General _

PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE CARNET DE IRTRA

OBJETIVO:

Proveer al personal el carnet de IRTRA en un tiempo considerable.

RESPONSABILIDAD:

Contabilidad

Jefe y Asistente de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO:

Todo colaborador tiene derecho solicitar la boleta de trámite de carnet de IRTRA después de cumplir dos meses de laborar en la empresa.

1. Solicitar a su Jefe inmediato o Secretaria del departamento el inicio del trámite por escrito.
2. Jefe inmediato o Secretaria del departamento deberá trasladar dicha información a Recursos Humanos.
3. Deberá indicar el motivo del trámite (reposición, renovación o primer carné)
4. Recursos Humanos imprime la boleta con los datos correspondientes y traslada a Caja para la recepción de la misma del departamento que requirió el trámite y solicitar firma del colaborador.
5. El colaborador deberá adjuntar una fotografía de estudio tamaño cédula a color o blanco y negro.
6. Cuando el trámite es por reposición (robo, extravió o fue perforado por el IRTRA), deberá cancelar Q.25.00.
7. Los Q25.00 serán descontados en planilla, por lo que el departamento de Contabilidad pagará de caja chica el monto para realizar dicho trámite y en el momento de realizar descuentos en planilla se aplicará el monto que se pago por colaborador.
8. Recursos Humanos llevará un control para cada trámite que se realice y se incluirá el tipo de trámite para el descuento de Q25.00 si aplica.
9. El departamento de Contabilidad será el responsable de recibir la boleta original de pago cuando aplique por reposición y tomará un copia de la misma como soporte para descuentos, luego la original se trasladará a Recursos Humanos la cual se requiere para enviar a recoger el plástico.

OBSERVACIONES

Deberá cumplir con la entrega de la boleta firmada y con fotografía incluida para proceder con el trámite respectivo, no se dará trámite a ninguna boleta sin fotografía.

Firma RRHH __ Firma Gerencia General _

Firma de Director General _

Fecha de Revisión y Vigencia: Noviembre, 2012. RRHH01-20125

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE CERTIFICADO DE IGSS

OBJETIVO:

Brindarle al personal la seguridad de recibir su certificado en la fecha que lo solicita sin retrasos y errores.

RESPONSABILIDAD:

Contabilidad

Jefe y Asistente de Recursos Humanos

Secretaria o Jefe de Departamento

PROCEDIMIENTO:

Todo empleado tiene derecho a solicitar certificado de IGSS a partir de los tres meses de laborar en la empresa.

1. Deberá requerirle a su Jefe inmediato o Secretaria del departamento una boleta de “Solicitud de Certificado” la cual llenará sin tachones ni corrector con los datos completos, indicar claramente el motivo de su cita o trámite a realizar.
2. Incluir la fecha en la que requiere ir al IGSS previamente autorizada.
3. Luego de llenar la solicitud deberá firmarla y solicitar la de su Jefe inmediato y devolverla a la Secretaria del departamento para que traslade la misma a Caja.
4. La recepción de Solicitud de Certificado será únicamente en el horario de 7:30 a 8:30 a.m. todos los días.
5. El trámite será con un día de anticipación a su cita, lo que significa que usted recibirá su certificado un día después de haberlo solicitado, y la secretaria deberá recibir el mismo en el horario de recepción de papelería en el departamento de Contabilidad, y hacer la respectiva entrega al colaborador.
6. Tanto la secretaria como el colaborador deberán verificar que todos los datos estén correctos, para evitar contratiempos.
7. En caso de estar datos incorrectos la secretaria es la responsable de solicitar de inmediato por medio de RRHH la sustitución de dicho certificado, y se elaborará una llamada de atención a la persona que lo haya ejecutado.
8. El colaborador está obligado a entregar a su jefe inmediato y RRHH la constancia que fue a cita al IGSS.
9. En caso el empleado no es atendido porque su certificado de trabajo no llena los requerimientos o tiene errores se le descontará a la persona responsable de la ejecución del certificado las horas de ausencia del colaborador.
10. En caso de emergencia el responsable de gestionar el trámite será el jefe inmediato trasladando la solicitud de emisión de certificado a RRHH, el departamento de Contabilidad deberá elaborar el mismo en un máximo de una hora e informar a la secretaria del departamento para que lo reciba en Caja, y ser entregado al colaborador.

OBSERVACIONES

Cumplir con la entrega a tiempo de la solicitud en caja para no generar atrasos en el departamento de RRHH al momento de trasladarla con la información complementaria que se adjunta a la misma.

Firma RRHH __ Firma Gerencia General _

Firma Director General _

Fecha de Revisión y Vigencia: Noviembre, 2012. RRHH01-20125

PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACION DE GASTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LABORES PARA VENDEDORES

OBJETIVO:

Que todo documento que trasladen los vendedores para liquidación de viáticos se reciba correctamente para proceder a liquidar.

RESPONSABILIDAD:

Departamento de Contabilidad

Secretaria de Ventas

Supervisores de Ventas

Jefe de Ventas

PROCEDIMIENTO:

Todo vendedor deberá realizar la liquidación de viáticos semanalmente conforme a este procedimiento que se establece.

1. Secretaria de Ventas debe revisar antes de recibir que no entreguen comprobantes o gastos adicionales a los establecidos. Por ningún motivo debe estar por encima del presupuesto autorizado.
2. La secretaria de ventas recibe los documentos a liquidar individualmente día lunes.
3. Al recibir las facturas revisa y verifica que contengan los datos correspondientes correctamente.
   1. Número de Nit (8400342)
   2. Nombre completo de la empresa (Alimentos Gourmet, S.A.)
   3. Fecha de emisión vs., semana de visita
   4. Dirección de la empresa (Km.35 Sta. Lucía Milpas Altas)
   5. Verificar el régimen al cual están afectos los proveedores. (ISR 5%, Pagos Trimestrales, No retener ISR debe contener el número de resolución por la SAT)
4. Se ingresan los datos en el formato Excel “Gastos para Cumplimiento de Labores” por vendedor y ruta, imprime dos copias una para soporte y la otra se adjunta a las facturas que reciben en Caja.
5. El Jefe de Ventas deberá firmar los soportes que la secretaria imprime y dar su visto bueno en cada factura en la parte de atrás inferior derecha de la misma, en ausencia del jefe la secretaria será la encargada juntamente con el supervisor de ventas.
6. Secretaria deberá trasladar los documentos a Caja en el horario de 11:00 a 12:00 a.m.
7. Caja revisa nuevamente cada ruta, de existir algún inconveniente en alguna factura se le realizará el cobro a la Secretaria de Ventas.
8. Toda factura de Combustible deberá traer adjunto su respectivo POS de la tarjeta de Crédito como comprobante de pago.

SEGUIMIENTO:

No se procederá con ninguna factura alterada, con corrector, tachones o falta de datos, por ningún motivo las facturas rechazadas se volverán a recibir. Los reintegros se efectúan de forma vencida los días miércoles. Es responsabilidad de Vendedores, Secretaria de ventas y Auxiliar de Caja trasladar todos los documentos correctos y cumplir a cabalidad con este procedimiento, de no cumplir con el mismo se tomarán medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Noviembre, 2012.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General Contabilidad

PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE DOCUMENTACION A CONTABILIDAD

OBJETIVO:

Establecer el horario de recepción de documentos en Caja tanto para autorización de Gerencia como trámites en Contabilidad.

RESPONSABILIDAD:

Todo el personal

Jefe de cada Departamento

Departamento de Contabilidad

Departamento de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO:

Se establece el siguiente procedimiento con el fin dar a conocer el horario para recepción de documentos.

1. Toda la papelería para trasladar a firma o autorización de Gerencia General se recibirá en el horario de 7:30 a 9:30 a.m., no se recibirá ningún documento después de este horario.
2. Cualquier solicitud o trámite para el departamento de Contabilidad se estará recibiendo la papelería en el horario de 8:00 a.m. a 3:30 p.m.
3. El auxiliar de Caja llevará los documentos a las 9:45 a.m. al Jefe de Contabilidad para la revisión de la papelería ya verificada y luego trasladará para firma de Gerencia.
4. El horario para que el Cajero traslade la papelería a Contabilidad será en dos horarios a las 11:00 a.m. y el último a las 4:00 p.m.
5. El personal del departamento de Contabilidad no está autorizado para estar en el área de Caja, ni estar bajando a esta área, todo requerimiento se puede trasladar por escrito y centralizar en los horarios arriba descrito cuando suba el cajero con la documentación para realizar cualquier requerimiento.
6. La única persona autorizada para bajar cuando lo requieran sus funciones es la persona encargada de archivo.

SEGUIMIENTO:

Se corroborará por medio del formato adjunto No. 1, anotándose en cada casilla, cuando lleguen a solicitar cualquier información que no sea por escrito, como las visitas frecuentes que realizan al área de Caja.

Fecha de elaboración Diciembre, 2012.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General Contabilidad

PROCEDIMIENTO PARA ACTIVAR E INACTIVAR USUARIOS CON ITM

OBJETIVO:

Con el objetivo de agilizar el trámite para activar o inactivar los usuarios proporcionados por ITM se elabora el siguiente procedimiento.

RESPONSABILIDAD

Departamento de Recursos Humanos

Cada Jefatura

PROCEDIMIENTO:

Se establece el siguiente procedimiento con el fin poder inactivar los usuarios en el momento que se requiere dar de baja a un colaborador o solicitar activación cuando sean ingresos de personal nuevo.

1. Para realizar cualquier solicitud de activación o inactivación de usuarios a ITM se deberá proceder por vía correo electrónico llenando el formulario llamado Solicitud de Accesos, el cual deberá ir con el requerimiento correcto.
2. Toda solicitud por activación, modificación, reinicio o creación de accesos para los colaboradores deberá trasladarla el Jefe de Recursos Humanos vía correo electrónico para la autorización de Gerencia General y Director General de la empresa de lo contrario no se obtendrá ningún acceso ni se procederá en ITM a realizar cualquier requerimiento mencionado anteriormente.
3. En el momento de dar de baja a un colaborador ya sea por despido o renuncia se deberá notificar a Recursos Humanos para poder realizar la solicitud de inactivación de usuarios, Recursos Humanos será el responsable de hacer la solicitud de inactivación a ITM por medio de correo electrónico.

SEGUIMIENTO:

Se deberá cumplir con el procedimiento establecido de lo contrario se tomarán medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Enero, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD PERMISOS

OBJETIVO

Que el personal cuente con el procedimiento adecuado para trámite de Solicitud de Permiso.

RESPONSABILIDAD

Cada colaborador (Llenar solicitud)

Cada Jefatura (Firmar de autorización)

Caja (Verificar que cumpla la Política y revisión de datos)

Departamento de Recursos Humanos (Firma de autorización)

Departamento de Seguridad (Colaborador recibe formatos con todas las autorizaciones y entrega en garita)

PROCEDIMIENTO:

El colaborador debe llenar correctamente la solicitud de Permiso y adjuntar formato de Pase de Salida y/o Ingreso debidamente firmado por el jefe inmediato; debe cumplir con la política de permisos para poder autorizar el pase por el departamento de Recursos Humanos.

1. El colaborador debe solicitar una boleta de Permiso y una de pase de salida y/o ingreso (formulario RH-43) a la Secretaria o Jefe del departamento para llenar la misma.
2. Se traslada la solicitud de permiso adjunto con la boleta de pase de salida y/o ingreso debidamente llena al Jefe Inmediato para firma de autorización.
3. Luego se traslada la Solicitud de Permiso al departamento de Recursos Humanos con la boleta adjunta de Pase de para su debida autorización.
4. La solicitud de Permiso y Pase se debe trasladar al área de Caja en el horario de 7:30 a 8:30 a.m., según Política de Permisos debe verificar correctamente los días de anticipación.
5. Los formatos recibidos en Recursos Humanos se devolverán a Caja firmados el mismo día en el horario de 4:00 p.m., para que se entregue al colaborador.
6. El colaborador debe dejar sus formatos autorizados en Garita al guardia de turno, quien deberá hacer entrega al día siguiente a Recursos Humanos de las boletas recibidas.

SEGUIMIENTO

La persona que incumpla con el tiempo de entrega de Solicitud de Permiso no se autoriza y se tomará medidas disciplinarias correspondientes.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO Y SALIDA PARA EL CUMPLIMIENTO DE LABORES

OBJETIVO

Agilizar el proceso para trámite de Pase de Ingreso y Pase de salida para el cumplimiento de labores y responsabilizar a cada jefatura de los departamentos para realizar el proceso correcto.

RESPONSABILIDAD

Cada colaborador (Llenar solicitud)

Supervisores de área (Llenar solicitud de pase)

Cada Jefatura (Firmar de autorización)

Departamento de Seguridad (Recibir comprobante para soporte de salida o ingreso)

PROCEDIMIENTO:

La solicitud de Pase de Ingreso o Salida debe estar debidamente llena por el solicitante y firma de autorización del jefe inmediato.

1. El colaborador debe solicitar el formulario con la Secretaria o Jefe de Departamento.
2. El solicitante debe llenar la boleta del Pase y trasladar a su jefe inmediato para firma de autorización.
3. El jefe inmediato devuelve el Pase autorizado al solicitante para que proceda el colaborador.
4. Cada colaborador debe dejar en Garita al momento de salir su Pase autorizado por su jefe inmediato, los agentes de seguridad tienen la responsabilidad de entregar al día siguiente a las 7:30 a.m., con su respectivo correlativo a Recursos Humanos las boletas recibidas durante el día.
5. El departamento de Bodega continúa con el mismo procedimiento autorizado de la entrega de guías para el Ingreso o Egreso a la empresa.
6. Los Pases de Ingreso o Salida se autorizarán de forma colectiva únicamente para el Departamento de Ventas.
7. La autorización de los Pases de Salida y/o Ingreso para las Jefaturas deben llevar la firma de autorización de su Jefe Inmediato Superior mínimo con veinticuatro horas de anticipación.
8. Excepción: Si el colaborador se encuentra fuera de las instalaciones el responsable de realizar la solicitud y firmar es el Jefe Inmediato del Departamento.

SEGUIMIENTO

La persona que incumpla con la entrega para Pases de Ingreso o Salida se tomará las medidas disciplinarias correspondientes.

Fecha de Modificación: enero, 2016.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA EMISION DE VALES DE COMBUSTIBLE

ÁREA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO:

Centralizar la emisión y recepción de vales de combustible, para llevar un mejor control por cada área.

RESPONSABLES:

CAJA (Persona autorizada y responsable de emitir y liquidar vales de combustible)

Personal Administrativo

PROCEDIMIENTO:

Queda establecido el siguiente procedimiento para emisión de Vales de Combustible para realizar la solicitud respectiva bajo las siguientes condiciones:

1. Las personas autorizadas de emitir vales de combustible son la Sra. Flor Castellanos (Asistente de Gerencia) y Don Walter Fischer.
2. Asistente de Gerencia debe realizar la emisión de Vales de Combustible el día viernes a las 8:00 a.m., de acuerdo a cada departamento, luego trasladará todos los vales emitidos a Director General o Gerencia General quien deberá firmar los mismos para su autorización.
3. Para el personal Administrativo los días viernes en el horario de 2:00 a 5:00 p.m., debe presentarse en caja personalmente a recibir su vale de combustible autorizado el cual es personal e intransferible.
4. Los vendedores deben pasar por su vale de combustible los días lunes de 8:00 a 9:00 a.m. en el área de Caja de forma personal el cual es intransferible y el guardia de seguridad a cargo de la vigilancia de ventas será la persona responsable de corroborar que traiga el vehículo registrado al momento de ingresar a la empresa.
5. El Guardia de Seguridad debe devolver el mismo lunes a las 2:00 p.m., los vales con la copia adjunta que entregan en la gasolinera y presentarlos a caja para que procedan a realizar la liquidación.
6. En caso de no presentarse en el horario establecido, al finalizar la jornada se anulará el vale emitido y no se hará emisión o reposición del mismo.
7. El personal Administrativo los días lunes en horario de 7:30 a.m. debe trasladar a la Asistente de Gerencia la copia del vale emitido por la empresa adjunto el vale que emite la Gasolinera para su liquidación el cual debe estar realizado a las 8:00 a.m.

SEGUIMIENTO

De no hacer entrega de estos documentos no se emitirá vale para la siguiente semana y la persona que incumpla con el procedimiento se tomará las medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración: 3/5/13.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE FACTURAS ANULADAS

OBJETIVO:

Proporcionar la información concisa y correcta para la verificación de las facturas anuladas para brindar un mejor Servicio al Cliente.

RESPONSABLES:

Cada Piloto (Colocar los datos en el reverso de la factura)

Jefe de Bodega Producto Terminado (Verificar que cada factura este razonada)

Caja (Recibir y entregar las facturas a Servicio al Cliente)

Departamento de Recursos Humanos (Darle seguimiento al procedimiento establecido)

PROCEDIMIENTO:

Se establece el siguiente procedimiento con la finalidad que cada factura por devolución y anulada cuente con la información precisa para poder verificarla con el cliente.

1. Todos los días (lunes a viernes) en el horario de 7:30 a 9:00 a.m., el Jefe de Bodega Producto Terminado debe trasladar las facturas a Caja para que la Secretaria de Servicio al Cliente reciba las mismas en el área mencionada a las 9:30 a.m.
2. Es responsabilidad de cada Piloto colocar en la parte del reverso de cada factura los siguientes datos:
   1. El cliente debe razonar el motivo por el cual no va a tomar el pedido.
   2. Nombre y Firma del cliente.
   3. El piloto debe colocar también en la parte del reverso inferior izquierda de la factura su nombre y código de empleado.
3. La secretaria de Servicio al Cliente tiene bajo su cargo y responsabilidad el corroborar con cada cliente los datos antes mencionados y el motivo por el cual el cliente no acepto su pedido, esta información debe ser trasladada al Jefe de Recursos Humanos todos los días viernes a las 3:00 p.m. por medio de correo electrónico.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con el procedimiento establecido se tomará las medidas disciplinarias correspondientes.

Fecha de elaboración: 3/5/13.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO DE PAGOS

(Pago a Proveedores)

OBJETIVO:

Realizar el proceso adecuado para la solicitud de autorización de pagos a proveedores.

RESPONSABLES:

Cuentas por Pagar

Contador General

Gerencia General

PROCEDIMIENTO:

Se establece el siguiente procedimiento con la finalidad de realizar de forma correcta los pagos a proveedores, para un mejor control y manejo de disponibilidad:

1. Gerencia General hace la solicitud de pago.
2. La persona encargada de cuentas por pagar emite el pago en SAP.
3. Contador General revisa toda la documentación y autoriza o rechaza el pago en SAP
4. Gerencia General revisa y autoriza o rechaza el pago.
5. La persona encargada de cuentas por pagar realiza la transferencia en la banca en línea y de ser exitosa autoriza en SAP, de lo contrario rechaza y se inicia el proceso nuevamente.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento establecido se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Mayo, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE INSTALLTEMP

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento correcto para agilizar la solicitud del usuario y contraseña de Instalador Temporal.

RESPONSABLES:

Departamento de Informática

Gerente General

Director General

ITM

PROCEDIMIENTO:

Se establece el siguiente procedimiento para cuando se requiera el usuario de Installtemp se debe adjuntar los siguientes datos con la autorización correspondiente de Director General para su implementación.

1. Dirección IP del equipo
2. Tiempo a ser utilizado
3. Motivo
4. Nombre del responsable

Estos datos son solicitados para mantener el control y seguridad del sistema evitando así que cualquier persona instale o modifique algún elemento del dominio.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento establecido se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Junio, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO POR OLVIDO O EXTRAVIO DE CARNÉ

OBJETIVO:

Que el personal cuente con el procedimiento correcto en caso de olvidar o extraviar su carné de identificación de la empresa.

RESPONSABLES:

Cada Colaborador

Departamento de Recursos Humanos

Garita

PROCEDIMIENTO:

Se establece el siguiente procedimiento en caso de extravío, pérdida u olvido de carné de identificación, el colaborador es responsable de portar el mismo para poder ingresar a las instalaciones de la empresa por lo que debe regirse por el siguiente proceso:

1. El colaborador que no presente su carné para ingresar a la empresa por extravío o pérdida, deberá pasar a caja a cancelar la reposición del mismo con un costo de Q.15.00, luego con el recibo de caja se presenta a recepción de Recursos Humanos a solicitar la emisión del nuevo carné.
2. En caso de olvido del carné:
   1. El colaborador que por primera ocasión olvide su carné tiene autorización de ingresar a sus labores.
   2. Cuando reincida una segunda vez, el guardia de seguridad deja ingresar al colaborador y lo dirige e informa al departamento de Recursos Humanos para realizar la medida disciplinaria correspondiente.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento establecido se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Junio, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE CHEQUES DE LIQUIDACIÓN

OBJETIVO:

Tener el control del resguardo de los cheques de liquidación laboral.

RESPONSABLES:

Departamento de Contabilidad

Departamento de Recursos Humanos

Director General

PROCEDIMIENTO:

Se establece el siguiente procedimiento para llevar el control correcto y resguardo de los cheques de liquidación laboral.

1. Todos los días viernes se debe trasladar a Director General en horario autorizado para firma de documentos (08:00 a.m.) los expedientes con el cheque correspondiente, y se quedan en resguardo en el departamento de RRHH para ser entregados el siguiente día al área de caja.
2. El día jueves por la tarde el departamento de Recursos Humanos es el responsable de realizar el listado de cheques con el nombre y número de documento a entregar, y se traslada una copia del mismo al área de caja y garita.
3. El día viernes a las 8:30 el departamento de Recursos Humanos debe trasladar al área de Caja los expedientes según listado autorizado para entrega correspondiente de los cheques, al finalizar el horario de entrega (10:00 a 12:00) el encargado de caja debe realizar un listado con los expedientes y número de cheque para devolver los mismos al departamento de Recursos Humanos a las 14:00 horas de mismo viernes.
4. Los cheques emitidos y con vigencia de más de 6 meses se anulan ya que caduca la validez del mismo, por lo que se deben devolver anulados y por medio de un memorándum con el expediente para el archivo muerto.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento establecido se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Junio, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA DE CUSTODIOS

OBJETIVO:

Dar a conocer la política establecida de manejo de caja chica para el pago por cumplimiento de labores de los custodios.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Caja

Custodio

Contador General

POLITICA DE CAJA CHICA:

El encargado de caja es el responsable del manejo de la CAJA CHICA de los custodios del departamento de Seguridad externa, por un monto de Q. 300.00, el procedimiento para el manejo es el siguiente:

1. El Jefe de Bodega tiene que realizar un vale por solicitud de viáticos del custodio y firmarlo de autorizado, debe especificar el nombre del custodio, el monto a solicitar, la hora de salida y el destino.
2. El custodio debe liquidar al día siguiente hábil, las facturas contra el vale que entrego y se le devuelve si las mismas cuadran contra el vale.

3. Los comprobantes de liquidación deben de ser contables (facturas), se debe de verificar que reúnan todos los requisitos formales exigidos por las leyes tributarias y que se encuentren elaboradas correctamente en lo que respecta a:

4. Nombre de la empresa (Alimentos Gourmet, S.A.)

5. Fecha
6. Número de identificación tributaria NIT 840034-2
7. Dirección (Km. 35 Santa Lucía Milpas Altas Sacatepéquez)
8. Régimen del ISR en el que se encuentra inscrita la empresa.

9. Monto de la factura en números y letras.

10. La liquidación para el reembolso del fondo de caja chica por los gastos efectuados se debe preparar y liquidar todos los días viernes a las 9:00 a.m., y trasladar a la persona responsable del área de cuentas por pagar.

11. Al realizar la liquidación de fondos se debe realizar una transferencia a la persona encargada de CAJA CHICA de custodios.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento establecido se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración junio, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

TABLA AUTORIZADA PARA CUMPLIMIENTO DE LABORES CUSTODIOS

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE TICKETS DE ALMUERZO

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento por escrito para solicitud de tickets de almuerzo.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Cada colaborador

Recepción de Recursos Humanos

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE TICKETS DE ALMUERZO:

Cada colaborador es encargado de realizar su solicitud de ticket de almuerzo por escrito en la boleta de solicitud de ticket de almuerzo; según *anexo No. 1. Con el fin de cumplir con la política de comunicación (todo por escrito).

1. Cada colaborador interesado en requerir sus tickets deberá pedir una boleta a la secretaria del departamento de Recepción Recursos Humanos para solicitar los tickets de uso de la siguiente semana.
2. La entrega de la boleta de solicitud de ticket de almuerzo se debe dejar en recepción de Recursos Humanos el día viernes antes de las 15:00 horas.
3. La secretaria de Recepción de RRHH acumula las boletas de solicitud de cada colaborador y departamento y debe trasladarlas al Jefe de RRHH el día viernes antes de las 15:30 horas.
4. El día lunes por la mañana se realiza la asignación de ticket de almuerzo según boleta de requisición por colaborador y se hace entrega de los tickets en el área de recepción de RRHH en el horario de 11:00 a 12:00 a.m., el trámite de recepción es personal e intransferible.
5. No se recibe ninguna requisición por más de 5 tickets de almuerzo por persona, ya que según procedimiento de cafetería la encargada no puede dar almuerzos sin su ticket en mano o fiado.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento establecido se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración junio, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

*Anexo No. 1

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PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE INDUCTORES Y KPI

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento por escrito de la revisión de inductores y KPI de cada colaborador involucrado.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Cada colaborador

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE INDUCTORES Y KPI:

Cada colaborador es encargado de llevar al día sus inductores y KPI para la revisión que realiza el Departamento de Recursos Humanos del 1 al 5 de cada mes.

1. Se envía una programación vía correo electrónico del personal involucrado para la revisión de sus inductores y KPI con una semana de anticipación a la fecha establecida (del 1 al 5 de cada mes).
2. La revisión se realiza en el puesto de trabajo en el día y hora establecido, por lo que cada colaborador es responsable de tener impresos sus inductores y KPI para revisar y puntear contra soportes en la Carpeta Roja.
3. El colaborador que salga de vacaciones deberá dejar sus inductores a una persona responsable por escrito para ejecutarlos con el visto bueno del jefe inmediato para realizar la revisión de los mismos, los cuales sé calificarán a su regreso.
4. No es válido colocarse una puntuación cuando el inductor no fue ejecutado o realizado, asimismo debe tener todos los soportes con fecha actual del mes de revisión no se aceptará ningún soporte sin fecha y firma del responsable.
5. Está terminantemente prohibido colocarse una “X” en el inductor que no tenga su soporte de las 4 semanas ejecutadas, por lo que se le quitará este punto y se deja sin nota la casilla.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento y la presentación de sus inductores y/o KPI en la fecha establecida se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Agosto, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE REQUISICION DE PERSONAL

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento por escrito para la recepción y revisión de requisición de personal.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Jefe de Cada Departamento

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE REQUISICIÓN DE PERSONAL:

Cada jefatura de área es el responsable de trasladar al departamento de Recursos Humanos la requisición de personal bajo las siguientes indicaciones:

1. Toda requisición de personal es individual, debe llenar una requisición por puesto vacante.
2. Llenar correctamente los datos e incluyendo el salario según plaza y presupuesto autorizado de salarios.
3. No se acepta ninguna requisición de personal por sustitución, si el expediente se encuentra limpio de llamadas de atención.
4. Toda requisición recibida por sustitución que cumpla con el proceso de medidas disciplinarias, se procederá inmediatamente a realizar el cambio de la persona conforme a la base de candidatos que se tenga en el departamento de Recursos Humanos y que cumpla con el perfil.
5. Toda requisición trasladada y recibida por el Departamento de Recursos Humanos por sustitución ó plaza nueva debe especificar claramente en el espacio de Justificación de la Requisición el motivo; si es por sustitución el nombre de la persona sin cambio alguno y en el caso de plaza nueva especificar porque se creó la plaza.
6. La requisición por plaza vacante debe trasladarla al Departamento de Recursos Humanos en un periodo no mayor de 48 horas autorizada por Jefatura de área, Gerencia o Director General, para que el personal de RRHH proceda con el reclutamiento y selección de personal.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento y la entrega de las requisiciones en el tiempo establecido se tomará medidas disciplinarias, en caso de no requerir sustitución debe trasladar el aviso por escrito a RRHH con justificación.

Fecha de elaboración Agosto, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO Y LIQUIDACION DE RUTAS LOCALES

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento por escrito para establecer el horario de ingreso como de liquidación de las rutas locales.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Personal de Bodega Producto Terminado

Jefe de Bodega

Jefe de Contabilidad

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO Y LIQUIDACION DE RUTAS LOCALES:

Se establece el siguiente procedimiento para los pilotos a cargo de las rutas locales.

1. Los pilotos de las rutas locales deben salir de la empresa a las 6:00 a.m. en punto a reparto.
2. Todo piloto que tenga inconveniente para entregar un pedido a un cliente, debe proceder a comunicar al cliente que el vendedor es el encargado de resolver su caso y debe continuar con su ruta establecida.
3. Por ningún motivo está permitido que los pilotos hablen con el departamento de ventas para negociar una entrega. Al piloto que se le sorprenda o se verifique que tenga comunicación será sancionado de acuerdo a la medida disciplinaria establecida por la empresa.
4. El piloto debe presentarse a la empresa sólo termina de entregar y debe retornar de inmediato a la empresa a más tardar a las 16:00 p.m., para liquidar su ruta y preparar la carga del siguiente día.
5. La cantidad máxima de pedidos que debe llevar la ruta local para que se entreguen el mismo día es de 25 pedidos.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Octubre, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO DE FACTURACION DEPARTAMENTAL

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento correcto para la facturación en tiempo establecido bajo el siguiente procedimiento.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Encargada de Facturación

Personal de Bodega Producto Terminado

Jefe de Bodega

Jefe de Ventas

Jefe de Contabilidad

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO DE FACTURACION DEPARTAMENTAL:

A continuación se detallan los pasos establecidos para la facturación:

1. A las 11:00 a.m., se imprime el reporte de pedidos y pesos pendientes de facturar.
2. A las 11:00 a.m., el Jefe de Ventas debe informar por escrito que rutas no van a tener mayor desviación y trasladará a facturación dicha información. (De no recibir dicha información; facturación procederá a facturar y no se permitirá ningún pedido adicional).
3. Después de las 11:00 a.m., no se acepta ni un solo pedido de clientes que no estén asignados en su día de visita del viernes, sin excepción.
4. A las 11:00 a.m., el jefe de bodega debe de asignar pilotos y ayudantes para poder genera las guías y lo debe de trasladar a las 11:15 a.m. al área de facturación.
5. Se factura ruta por ruta empezando con la más grande, se entregan las facturas con su guía y se coloca la hora de entrega a cada piloto.
6. Todos los pilotos deben de colocar en la guía que le entrega la encargada de facturación la hora en la que inician a carga el camión, luego deben regresar con la persona de facturación para colocar la hora de finalización de la carga del camión.
7. A las 15:00 se factura los últimos pedidos que quedaron de las rutas departamentales. No deben exceder en más del 10% del peso del reporte emitido a las 11:00 a.m.
8. Pilotos deben de considerar distribuir la carga adecuadamente por si viene una guía adicional a las 15:00 p.m. del mismo día.
9. Facturación debe verificar el buen funcionamiento del Internet y que las facturas electrónicas se autoricen rápidamente, si esto no ocurre debe de dirigirse a RRHH para que ellos den instrucciones que todos se salgan del uso de internet.

SEGUIMIENTO:

La persona que incumpla con este procedimiento se tomará medidas disciplinarias.

Fecha de elaboración Noviembre, 2013.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA INSTALACION DE GPS A CELULARES

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento y costo que devenga la instalación del servicio de GPS por desinstalación del mismo.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Jefe de Contabilidad - Mensajero

Jefe de Bodega - Pilotos de Reparto

Jefe de Ventas - Supervisores de Ventas – Vendedores

Administrador de Ventas

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA INSTALACION DE GPS TELEFONOS CELULARES:

Todo colaborador que tenga asignado un celular por parte de la empresa Alimentos Gourmet, S.A. y entregado bajo una hoja de responsabilidad está sujeto a monitoreo por medio del localizador GPS el cual debe estar instalado en el momento de entregar el aparato celular al colaborador. Por lo que se recomienda no ingresar a desinstalar la aplicación ya que incurre en gastos para instalarla nuevamente.

1. El colaborador juntamente con la persona encargada de Monitoreo verifican que la opción del GPS se encuentre instalada y habilitada para poder entregar y recibir el celular.
2. Queda terminantemente prohibido estar desactivando el GPS ya en el monitoreo diario queda registrado las veces que desactivan el mismo.
3. Cuando se tenga registro en el monitoreo que desinstaló el GPS no se puede recuperar la aplicación y se debe realizar el proceso con la empresa de telefonía Movistar bajo las siguientes condiciones:
   1. Se contacta al Ejecutivo de Movistar para poder enviar el celular a Soporte y que puedan programar nuevamente la instalación.
   2. Devuelven el celular en un lapso de 48 horas
   3. Tiene un costo por instalación de Q.150.00 por celular.
4. Al momento de recibir el celular con la aplicación instalada y la factura emitida por Movistar se hará una hoja de aceptación de cargo al colaborador, el cual se descuenta en un solo monto en quincena o fin de mes.

SEGUIMIENTO:

La persona que incurra en el mismo error se estará tomando medida disciplinaria.

Fecha de elaboración Enero, 2014.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE PEDIDOS DE EXPORTACION

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento para tener el control de ingresos de pedidos de exportaciones.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Secretaria de Importaciones y Exportaciones

Jefe de Producción

Jefe de Bodega - Pilotos de Reparto

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE PEDIDOS DE EXPORTACION:

Los pedidos de exportación se ingresan los días jueves en horario de 7:30 a 17:00 horas.

1. Todos los clientes de exportación deben enviar vía correo sus pedidos para la siguiente semana según sea su día de despacho, detallados a continuación.

1. La Encargada de Exportaciones ingresa el pedido inmediatamente en el sistema SAP para que sea incluido el día viernes en el programa de producción.

2. La encargada de Exportaciones envía todos los documentos el mismo día del ingreso de pedido para la elaboración de permisos dependiendo de cada país.

3. Nicaragua: Factura y FAUCA

4. El Salvador: Proforma de Pesos y Precios

5. Por ningún motivo se ingresara un pedido fuera del día de Visita de los clientes de exportación.

SEGUIMIENTO:

La persona que incurra en el procedimiento se estará tomando medida disciplinaria.

Fecha de elaboración Febrero, 2014.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE PEDIDOS CLIENTES CLAVE

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento para tener el control de ingresos de pedidos de clientes claves.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Secretaria de Importaciones y Exportaciones

Jefe de Producción

Jefe de Bodega - Pilotos de Reparto

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE PEDIDOS CLIENTES CLAVE:

1. Secretaria de Servicio al Cliente recibe por vía correo electrónico o telefónica la orden de pedido de los clientes clave, luego procede a ingresar de inmediato el pedido.
2. Notifica por medio de correo electrónica a la encargada de facturación que ingreso un pedido con los datos del cliente y debe estar pendiente que el mismo se factura para su envió.
3. Se ingresaran los pedidos de clientes Claves los días que corresponde a la semana y día de visita de cada cliente.
4. El día viernes por la mañana deberán de estar todos los pedidos de clientes claves en el sistema ingresados para poder distribuir en peso en el camión indicado.
5. No se ingresaran pedidos fuera del día de visita de cada cliente.
6. Se deberá de verificar la morosidad de los clientes para evitar inconvenientes en la facturación

SEGUIMIENTO:

La persona que incurra en el procedimiento se estará tomando medida disciplinaria.

Fecha de elaboración Febrero, 2014.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA VEHÍCULOS DAÑADOS

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento para que los vehículos que estén con algún daño no puedan salir a ruta si no están en las condiciones adecuadas.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Pilotos Repartidores

Guardias de Seguridad (Garita)

Encargado de Bodega Producto Terminado

Contador General

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA VEHÍCULOS DAÑADOS:

Se deja el procedimiento a seguir para que los vehículos que tengan un daño (choque, falta de luces, o alguna falla reportada), no pueda salir a ruta yevitar que tengan consecuencias en la ruta.

1. Guardias de Seguridad de Garita tiene la responsabilidad de no dejar salir el camión con daños o desperfectos a ruta.
2. El Encargado de Bodega de Producto Terminado debe notificar por escrito a su jefe inmediato (Contador General) detalladamente de la falla del vehículo, adjunto con la orden de trabajo. (Anexo 1)
3. El Contador General debe trasladar los documentos a firma de autorización con el Director General para proceder a notificarle al Mecánico de dicha reparación.
4. El mecánico debe entregar una copia de la orden de trabajo al Encargado de Bodega de Producto Terminado, donde debe colocar la fecha estimada de devolución del vehículo en perfectas condiciones.
5. Al finalizar la reparación del vehículo el mecánico debe trasladar la notificación por escrito a los guardias de seguridad de garita para que dejen salir el vehículo a su ruta nuevamente.

SEGUIMIENTO:

Sin orden de trabajo no se procederá a realizar ninguna autorización para la reparación, y no podrá salir a ruta hasta que esté en perfectas condiciones.

Fecha de elaboración Febrero, 2014.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACION DE ORDENES DE COMPRA

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento correcto de las órdenes de compra para un mejor control y autorización de las mismas.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Jefe de Cada Departamento

Caja

Encargada de órdenes de Compra

Contador General

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACION DE ÓRDENES DE COMPRA:

Por este medio se establece el procedimiento que se lleva a cabo para autorización de órdenes de compra.

1. Todas las órdenes de compra pasan por un proceso de autorización para validar que la compra cumpla con los requisitos establecidos (precio, calidad, cantidad, destino y uso).
2. Las órdenes de compra se trasladan a caja a las 4:00 p.m., para posteriormente ser trasladadas al Contador quien deberá verificar cotizaciones, precios, uso destino.
3. En el caso de Materia Prima se debe tener el cuidado de indicar si la compra es con IVA o sin IVA para poder aprovechar el beneficio fiscal del decreto 29-89, y se debe adjuntar el kardex de la materia prima por cada orden de compra.
4. Toda orden de compra para la adquisición de insumos, repuestos u otras compras deberá adjuntar 3 cotizaciones indicando cual es el mejor precio para la adquisición.
5. La orden de compra debe ser generada en el sistema SAP, llenar todos los campos requeridos para que la operación quede completada desde su origen.
6. Luego de la revisión del Contador se traslada al Contador General para revisión y entrega a Director General junto con la documentación de las 11:00 a.m., quien da la firma de la última autorización, esta será la única hora de autorización.
7. Si alguna orden de compra no cumple con los requisitos se solicita la corrección y se recibirá en caja a las 9:00 a.m. y se vuelve a trasladar al proceso de revisión y autorización.
8. Todas las órdenes de compra deben llevar nombre y firma de las siguientes personas, sin estos datos no se autoriza a comprar y recibir documentación:
   1. Quien elaboro
   2. Jefe inmediato
   3. Contador
   4. Contador General
   5. Gerente General
   6. Director General

SEGUIMIENTO:

Sin orden de compra con las cotizaciones respectivas y llena correctamente con las firmas correspondientes no se procederá a realizar ninguna autorización. Toda compra debe estar dentro de su presupuesto autorizado.

Fecha de elaboración Marzo, 2014.

Firma de Recursos Humanos Vo.Bo. Gerencia General Director General