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PROCEDIMIENTOS 2015

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES DE JEFATURAS

OBJETIVO:

Definición clara de objetivos y seguimiento.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Jefe de Ventas

Jefe de Producción

Supervisor Control de Calidad

Jefe de Operaciones

Jefe de Bodega Producto Terminado

Contador General

Jefe de Informática

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES DE JEFATURAS:

Se implementa el siguiente procedimiento:

1. El día lunes de 8:00 a 14:00 se reciben por vía correo electrónico a [email protected], los puntos a tratar en cada reunión para añadir a la agenda, y el día martes se entrega a cada jefatura una copia de la agenda con los temas.
2. Las reuniones de jefaturas se llevan a cabo el día martes de cada semana, en el horario establecido de 14:00 a 15:00 horas en punto.
3. Se da inicio a la hora fijada y deben dar lectura al contenido de la agenda, se comienza con el personal que se encuentre presente.
4. Proceder a discutir los diferentes tópicos, siempre manteniendo un ritmo de progreso lógico: Presentación del tema y discusión, Ordenamiento de la información (análisis de las distintas posiciones y sus fundamentos), Búsqueda de una conclusión y Planificación de un curso de acción.
5. No hay comentarios ni sugerencias sin fundamentos para tratar en la reunión, es importante indicar Quién, Qué, Dónde y Cómo, se dio el hecho a tratar, de lo contrario no se continúa con los puntos.
6. Termina la reunión con la definición clara de qué es lo que se acordó y quien o quienes son los responsables de las acciones posteriores.
7. Se registra cada una de las intervenciones por medio del anexo a la agenda y se traslada a una minuta.

SEGUIMIENTO:

Se debe respetar el horario de inicio, envío de puntos de agenda y tiempo establecido por cada jefatura.

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Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE CUSTODIOS

(Control Súper 24)

OBJETIVO:

Cumplir con el proceso correcto para realizar la solicitud de custodios ruteros a la empresa que provee el servicio externo (control súper 24).

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Jefe de Operaciones

Jefe de Bodega Producto Terminado

Jefe de Producción

Contador General

Garita

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE CUSTODIOS:

A continuación se detalla el proceso correcto que se debe llevar a cabo para requerir custodios.

1. La empresa de Control Súper 24 hace entrega a Encargado de Bodega de un talonario para CONTROL DE SERVICIO ESPECIAL el cual queda bajo la responsabilidad del Encargado de Bodega y Jefe de Producción acordar la fecha y hora en la que se realiza la solicitud de los custodios para ruteros y exportaciones.
2. El Encargado de Bodega es responsable de llenar la parte inferior del formulario con los datos que solicitan.
   1. Sólo debe colocar el Nombre, Apellidos y número de teléfono que quien está requiriendo el custodio con firma.
3. El formulario Control de Servicio Especial debe solicitarse un día antes de la salida del vehículo.
4. No es autorizado llamar al Supervisor de Control Súper 24 después de las 19:00 horas y todo requerimiento debe ser antes de las 18:00 horas con su formulario correctamente lleno.
5. No se procede a enviar ningún custodio sino tiene el formulario firmado por el encargado de bodega y se anticipa en un periodo mínimo de 24 horas para requerir el mismo.
6. El formulario lo debe entregar en garita con el guardia de turno para que contacte al supervisor de Control Súper 24 y le comunique nuestra solicitud.

SEGUIMIENTO:

Debe verificar disponibilidad de producto, llenar formulario para solicitud de custodio y respetar el horario de anticipación. Fecha elaboración: 27/3/2015

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Jefe de Recursos Humanos Director General

ANEXO NO. 1

Fecha elaboración: 27/3/2015

PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION DE PRODUCTO TERMINADO

OBJETIVO:

Establecer por escrito el procedimiento correcto para recepción de mercadería en bodegas y responsabilizarse cada uno del seguimiento y obtención de respuesta inmediata a las solicitudes.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Jefe de Operaciones

Jefe de Bodega Producto Terminado

Jefe de Producción

Contador General

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO:

Se realizar el procedimiento para recepción de mercadería bajo los siguientes puntos:

1. Revisar 100% el correcto sellado de cajas, especialmente en la cinta que sella la caja.
2. Entarimado correcto, sus cantidades por plancha.
3. Entarimado correcto dentro de la tarima, que cada esquina de la caja coincida con la otra esquina
4. Ninguna caja o parte de la caja puede salirse la esquina y latera de la tarima

NO ES PERMITIDO

1. Las tarimas deben estar en perfecto estado (no quebrada, astillada o rajada)
2. No deben encontrarse cajas manchas.
3. Revisar que estén bien marcadas INDICANDO EL PRODUCTO QUE CORRESPONDE a cada una de las cajas.
4. Revisar fechas de vencimiento.
5. Del total de cajas de la tarima debe tomar el 1% y pesarla en báscula para verificar peso bruto por caja.
6. Mínimo revisión por tarima 2 cajas, revisar distintas planchas.
7. No puede recibir bajo ninguna circunstancia tarimas completas si el peso no es igual al peso bruto por caja. Debe devolver la tarima a Producción. Al recibirla de nuevo remover cajas para pesar las de hasta abajo. (Ver tabla anexa) Si es necesario actualizar pesos en la tabla, actualiza la tabla y luego se recibe el producto.
8. Almacenar el producto por SKU en los lugares preestablecidos.
9. Almacenar según fechas de vencimiento
10. Despachar el producto según el método PEPS.
11. Estar verificando y reportando por escrito los SKU que no tengan movimiento para su rotación inmediata.
12. Tener las constancias por escrito de recibido de lo informado y no dejar un lapso mayor a 24 horas para obtener la solución de un informe. Es responsabilidad de cada uno darle seguimiento y gestionar respuestas inmediatas no sólo trasladar correos.
13. Operar inmediatamente en el sistema SAP al momento de recibir el producto de traslado de Producción y colocarlo en sus racks establecidos.

SEGUIMIENTO:

Debe darle cumplimiento a cabalidad al procedimiento establecido de lo contrario se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 27/3/2015

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Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO

OBJETIVO:

Establecer por escrito el procedimiento correcto para despacho de mercadería en bodegas y responsabilizarse cada uno del seguimiento y obtención de respuesta inmediata a las solicitudes.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Jefe de Operaciones

Jefe de Bodega Producto Terminado

Jefe de Producción

Contador General

Jefe de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO:

Se realizar el procedimiento para recepción de mercadería bajo los siguientes puntos:

1. Respetar al 100% el método PEPS no hay excepciones.
2. Revisar 100% el peso asignado de la carga y el camión.
3. Llevar el control y anotación continua del formato de control hora de inicio y terminación de carga de camiones y furgones. (Anexo No.1)
4. Realizar en el formato de control la revisión de los documentos que debe portar el piloto obligatoriamente antes de su salida: Licencia de conducir vigente, tarjeta del seguro del cabezal y furgón, tarjeta de circulación y calcomanía de circulación vigente (cada año) y la documentación de carga: facturas, faucas, permisos, pagos de impuestos y guía de carga en orden.
5. Antes de cargar revisar que los furgones estén 100% limpios y libre de animales.
6. Fumigar los cabezales y furgones una vez al mes, debe llevar el control en el formato establecido. (Anexo No.2)
7. Revisar 100% que la carga esté bien distribuida y ordenada en el furgón.
8. Es obligatorio realizar la carga de los furgones en base a la factura emitida por contabilidad.
9. Operar en el sistema SAP el despacho antes de empezar a entregar al piloto.
10. Entregar formato por tarima entregada al piloto y que firme.
11. Todos los días a las 7:30 a.m. y al terminar de cargar un camión o furgón obligatoriamente debe efectuar un inventario físico.
12. Debe obligatoriamente efectuar un inventario físico, dentro del camión, esto con el fin de no cometer errores y cruces de SKU en los despachos)
13. Bebidas de naranja para exportación no deben de tener más de 5 días de fabricación de lo contrario no se despacha.

SEGUIMIENTO:

Debe darle cumplimiento a cabalidad al procedimiento establecido de lo contrario se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 27/3/2015

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Jefe de Recursos Humanos Director General

ANEXO NO. 1

ANEXO NO. 2

Fecha elaboración: 27/3/2015

PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE CAFÉS

OBJETIVO:

Establecer por escrito el procedimiento correcto para despacho de cafés en el área de cafetería, como un beneficio para los empleados.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

Encargada de cafetería

PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE CAFÉS:

Se establecen los pasos a seguir del procedimiento.

1. La solicitud de tickets para uso de cafetería se realiza de lunes a jueves en recepción de Recursos Humanos.
2. La entrega de los tickets es en recepción de RRHH los días viernes de 09:00 a 11:00 a.m.
3. El despacho de café es de forma diaria (lunes a viernes) en el horario de 7:30 a 8:30 a.m. en el área de cafetería.
4. Sólo se hace el despacho de su café con Ticket asignado.
5. El uso de ticket es personal e intransferible, no puede dar su ticket a otra persona para que compre el café, la encargada de cafetería es responsable de verificar que el ticket que reciba para el despacho con la persona.
6. El costo de las bebidas disponibles es de:
   1. Capuchino Q.10.00
   2. Mocachino Q.10.00
7. El descuento de ticket se realiza en quincena y fin de mes según el número de tickets asignados durante el mes, el número máximo de asignación de ticket por empleado es de 5 a la semana.

SEGUIMIENTO:

Prohibido despachar café sin ticket de lo contrario se hará el cobro a la persona responsable. De lo contrario se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 28/4/2015

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Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO PARA USO DE LA MÁQUINA CAPUCHINERA

OBJETIVO:

Establecer por escrito el procedimiento correcto para uso de la máquina capuchinera.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Encargada de cafetería

Jefe de RRHH

PROCEDIMIENTO PARA USO DE LA MÁQUINA DE CAPUCHINOS

Se establecen los pasos a seguir del procedimiento.

1. La máquina capuchinera debe encenderse con 15 minutos de anticipación para la preparación de cafés.
2. Luego de encender la máquina se debe REVISAR el nivel de agua el cual es OBLIGATORIO que permanezca en medio de la manguera o un poco más pero nunca menos del nivel medio, el sensor de agua se encuentra en la parte de atrás de la máquina y debe estar siempre boca abajo.
3. No usar la varilla dispensadora de agua para llenar tazas, ya que el uso del agua reduce su potencia de vapor.
4. Marcaje de calentamiento se lo muestra en la parte frontal de la máquina y debe llegar al área verde del nivel, esto indica que el nivel de vapor está bien.
5. En el área del molino no se puede mover el número que se quedo establecido 12.5 esto indica la espesura de la molienda de café.
6. El mantenimiento de la capuchinera es de forma mensual y debe notificar de inmediato a la secretaria del departamento de RRHH para que concierte la revisión con el proveedor de servicio.
7. Cada vez que despacha un café debe retirar las sobras de café del dispensador utilizando el segundo botón frontal de la máquina para retirar con agua y vapor las sobras por un promedio de 3 segundos no más.
8. Al finalizar de realizar el despacho de café es obligatorio lavar la manguera donde dispensa la leche para evitar que quede residuo guardado, por lo tanto debe colocar un recipiente con agua para y girar la perilla blanca del vapor de leche para que pase el agua y realice la limpieza del dispensador.
9. Siempre debe quedar la máquina limpia, tapada y apagada.

SEGUIMIENTO:

Debe seguir el procedimiento a cabalidad de lo contrario se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 28/4/2015.

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Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIÓN DE INGRESO DE PERSONAL

DE INSPECCION DE TRABAJO

OBJETIVO:

Establecer el proceso correcto para que el personal de garita conozca a donde debe dirigir a las personas en su visita.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Guardias de Seguridad

Recepción de Caja

Asistente Administrativa

Contador General

Jefe de RRHH

PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACION DE INGRESO DE PERSONAL DE INSPECCION DE TRABAJO:

Se establecen los pasos a seguir del procedimiento.

1. El personal de la Inspección de Trabajo se presenta a la ventanilla de garita a identificarse para poder accesar a las instalaciones.
2. El guardia de seguridad recibe el DPI de cada uno de los Inspectores con su carné de identificación de la Delegación que representan, el guardia devuelve carné de identificación con el carné de visitante para su ingreso. Informa vía telefónica a la Asistente Administrativa que hay visita de la Inspección de Trabajo para recibirlas.
3. El guardia de seguridad dirige a los inspectores de trabajo al área de recepción de caja custodiadas con el guardia de seguridad interna.
4. El guardia de seguridad interna no puede dejar ni un momento a solas a las personas de la Inspección de Trabajo ni dejar que ingresen a otra área más que a RECEPCION DE CAJA.
5. La Asistente Administrativa firma de recibida la documentación o información que consigo traigan para luego trasladar a Jefe de Recursos Humanos.
6. Al momento de retirarse las personas de la Inspección de Trabajo el guardia de seguridad las acompaña hasta la puerta de entrada, cualquier información o comentario que escuche el guardia, debe notificarlos por medio de su informe escrito a su jefe inmediato.

SEGUIMIENTO:

Debe seguir el procedimiento a cabalidad de lo contrario se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 18/5/2015.

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Jefe de Recursos Humanos Director General

1/1

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES DIARIAS SUPERVISORES CON VENDEDORES

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento correcto para que el supervisor realice labor de campo juntamente con sus vendedores de forma diaria.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Vendedores

Supervisores de Ventas

Jefe de Ventas

Secretaria de Ventas

Secretaria de Servicio al Cliente

Jefe de RRHH

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES DIARIAS SUPERVISORES CON VENDEDORES:

Según procedimiento se debe llevar a cabo de forma diaria en dos horarios a las 7:00 a.m. para inicio de labores y al finalizar a las 17:30 horas.

1. Los Supervisores de Ventas Locales tienen un tiempo máximo de 15 minutos para reunirse con sus vendedores en los siguientes puntos específicos.
   1. Supervisor 1

Se reúne en el McDonald de la San Juan

Hora 7:00 a.m. y 5:30 p.m.

• 1. Supervisor 2

Se reúne en Burger King fuente San Cristóbal

Hora 7:00 a.m. y 5:30 p.m.

1/2

1. La Secretaria de Servicio al Cliente debe verificar el check in realizado por el Supervisor seguido de los vendedores.
   1. Observar la hora de check in realizado según horario establecido en el punto anterior.
   2. Verificar en el mapa de la plataforma el punto donde realiza el check in que debe concordar con el punto de reunión establecido.
   3. De no cumplir el horario y punto de reunión se notifica vía correo electrónico a Jefe de Ventas, Supervisores de Ventas y Jefe de RRHH para que el jefe inmediato del vendedor tome la medida disciplinaria y la aplique en el momento con el vendedor.
2. El Supervisor de Ventas al finalizar su reunión de las 7:00 a.m., debe enviar un check in y correo electrónico a su jefe inmediato para definir a que ruta aborda supervisión y venta con el vendedor.
3. Al finalizar la labor de supervisión directa con el vendedor el supervisor debe traer el formato del itinerario de ruta que llevó a cabo firmado por el vendedor y él supervisor, dicha información se presenta el día viernes en oficinas.
4. El día viernes los Supervisores de Ventas deben reunirse en la empresa a las 13:00 horas en punto para realizar tareas administrativas, carga de combustible, reunión con su jefe inmediato y por la tarde atender a sus vendedores.

SEGUIMIENTO:

Debe seguir el procedimiento a cabalidad de lo contrario se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 19/5/2015.

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Jefe de Recursos Humanos Director General

2/2

PROCEDIMIENTO POR FALTANTES DE PRODUCTO EN BODEGA DE PRODUCTO TERMINADO O EXPORTACIÓN

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento correcto para llevar a cabo el cuadre diario de las bodegas de producto terminado y exportación.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Pilotos

Encargados de Bodegas

Contador General

Facturación

Cajero

Jefe de RRHH

PROCEDIMIENTO POR FALTANTES DE PRODUCTO EN BODEGAS:

Se procede a detallar los pasos que debe llevarse a cabo por faltantes en bodegas.

1/2

1. La flecha marcada en color Rojo indica cuando aparece el titular (empleados de SAP) a quien se le asocia la factura por el cargo efectuado del faltante.

Observación: Este proceso aplica para tomar los siguientes criterios en la solicitud de facturación por los conceptos de:

1. Producto faltante en el inventario diario en bodega.
2. Producto derramado, estallado o abierto por mala manipulación en bodega.
3. Producto devuelta por los pilotos con derrames, abierto, reventado debido a la mala manipulación de despacho o trayecto en ruta.
4. El encargado de bodega envía un correo electrónico a Facturación (Asistente Administrativa), Caja y Contador General con los datos del producto que desea facturar.
   1. Nombre del responsable
   2. Código empleado
   3. Código de producto (001020, 011043, etc.)
   4. Cantidad del producto (unidades 0.1 o cajas 1.00)
   5. Descripción del producto (mayonesa, aderezo, etc.)
5. Con esta simple distinción se adecua para que sólo aplique en Socios de Negocios, venta por el canal tradicional o TMK con un mínimo de Q.1.00.

1. Asistente Administrativa responde el correo al momento de tener la factura impresa para que el asistente o encargado de bodega la reciba y pueda enviar a realizar el depósito en el momento. PROHIBIDO solicitar facturación de producto sino se efectúa el depósito en el momento no existe solvencia de pago.
2. Al regresar de hacer un depósito el responsable debe entregar a caja para que realicen el ingreso al sistema y rebaje el saldo del código de empleados varios, el cajero le extiende un recibo de caja que comprueba la recepción del depósito.
3. Con el recibo de caja la persona responsable lleva a bodega la factura y recibo de caja para que se traslade el producto a la rampa de revisión de producto malo donde el encargado de desperdicios debe recibir el mismo con sus documentos de soporte para destrucción, no es permitido realizar la salida de producto de la empresa.

SEGUIMIENTO:

Debe seguir el procedimiento a cabalidad de lo contrario se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 19/5/2015.

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Jefe de Recursos Humanos Director General 2/2

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION DE CLIENTES INACTIVOS

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento correcto para actualizar clientes inactivos por falta de veracidad en la información.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Vendedores, Supervisor de Ventas, Secretaria de Ventas,

Secretaria de Servicio al Cliente

Jefe de Ventas

Departamento de RRHH

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACOIN DE CLIENTES INACTIVOS:

Se establecen los siguientes pasos para llevar a cabo el control y solicitud de actualización de datos de clientes por inactividad.

Consulta de clientes con facturas anuladas.

1. Se puede visualizar por total de facturas en las opciones de SAP y/o en el menú SON05
   1. Herramientas
   2. Consulta
   3. Query Manager
   4. Consulta
   5. Clientes Inactivos
2. Se puede visualizar por rutas

Para solicitar la activación de un cliente se debe presentar el formato anexo 1 a este procedimiento, el cual es responsabilidad del personal abajo descrito en su siguiente secuencia y función:

1. Vendedor: Responsable de llenar el formato de actualización de datos del cliente personalmente en el punto de venta, al tener los datos completos del cliente solicita la firma del cliente y firma el vendedor como responsable de dicho formato, es obligatorio que todos los campos se encuentren llenos para su aceptación.
2. Supervisor de Ventas: Firma el formato de actualización de datos como encargado de visar que la información esta correcta.
3. Jefe de Ventas: Firma el formato de autorizado.
4. Se debe trasladar a Caja para solicitar la activación del cliente y proceder a realizar la actualización en el sistema (tiempo a efectuar la activación son 72 horas).

SEGUIMIENTO:

SIN ESTOS REQUERIMIENTOS NO SE AUTORIZA LA ACTIVACION DE NINGÚN CLIENTE.

Fecha elaboración: 05/6/2015.

f) _ Vo.Bo. __

Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO PARA ASINGACIÓN DE VEHÍCULO A PILOTO DE BODEGAS

OBJETIVO:

Se establece el siguiente procedimiento para realizar la asignación y des asignación de vehículos para cambio de piloto por baja o renuncia.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Mecánico

Piloto (evaluador)

Jefe de Bodega Producto Terminado

Contador General

Guardias de Seguridad

Departamento de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO A PILOTO:

Se establece el siguiente procedimiento para solicitud de asignación de vehículo a piloto.

Asistente o Encargado de Bodega solicita por medio del formulario establecido memorándum con correlativo la des asignación y/o asignación de vehículo al departamento de Recursos Humanos en el horario de 7:30 a 10:30 a.m., debe traer adjunta la hoja de chequeo de vehículo.

Al momento de trasladar su solicitud para asignación de vehículo, el departamento de RRHH (asistente) adjunta copia de la prueba de manejo realizada al piloto a quien le asignará el vehículo en caso de ser un empleado de nuevo ingreso, para soportar que la persona haya aprobado según capacidad de tonelaje la prueba y aptitud que tenga para manejo del camión a asignar.

Sin los documentos de soporte no se procede a trasladar ningún documento a Dirección y por ende no se autoriza la asignación, asimismo no se autoriza si el piloto no fue aprobado para el camión según tonelaje a asignarle.

SEGUIMIENTO:

SIN ESTOS REQUERIMIENTOS NO SE AUTORIZA LA ASIGNACIÓN DEL VEHÍCULO.

Fecha elaboración: 03/7/15.

f) _ Vo.Bo. __

Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PAGOS POR MEDIO DE BANCOS

OBJETIVO:

Se establece el procedimiento para solicitud de pagos por medio de servicio de banca en línea en cualquier banco del sistema que se tenga cuenta bancaria de la empresa.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Cuentas por Pagar

Asistente Contable

Contador General

Asistente Administrativa

Compras

Departamento de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PAGOS POR MEDIO DE BANCOS:

Por este medio se establece el procedimiento a seguir en caso de solicitar un pago o transferencia fuera del horario establecido.

1. Único horario establecido para traslado de solicitudes de pagos, cheques o autorizaciones en banca en línea es de 8:00 a 11:00 a.m.
2. Si el departamento de Contabilidad o Importaciones/Exportaciones necesita realizar alguna gestión por medio de bancos, debe realizar su solicitud por correo electrónico a [email protected] con copia a su jefe inmediato según organigrama para tener soporte de su solicitud y seguimiento.
3. Debe escáner todos los documentos que soportan dicha gestión comprobante de pago, nota de crédito o débito con firma de autorización por parte de Dirección General para poder realizar la solicitud vía electrónica.
4. Asimismo, se deja constancia que para liberación de fondos en caso de transferencias o traslados a otros bancos o a terceros la compensación no aplica si se realizará después de las 11:30 a.m. el traslado por lo tanto queda su solicitud para el día siguiente a primera hora.

SEGUIMIENTO:

Se debe cumplir a cabalidad este procedimiento para procesar su solicitud. Día Jueves debe enviar sus solicitudes en el horario establecido al correo indicado.

Fecha elaboración: 03/7/15.

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Jefe de Recursos Humanos Encargada de Compras Director General

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE APLICACIÓN A TABLA POR FAMILIA

OBJETIVO:

Que los vendedores que deseen realizar su solicitud para aplicar a la metodología de comisión por medio de grupo de familias tenga el procedimiento establecido.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Vendedor

Secretaria de Ventas

Supervisor de Ventas

Jefe de Ventas

Gerente General

Departamento de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE APLICACIÓN A TABLA POR FAMILIA:

Se establece el siguiente procedimiento para el empleado (vendedor) antiguo que quiera aplicar nuevamente al método de pago por familia.

1. Debe realizar su solicitud por escrito con su firma de respaldo, la debe trasladar a su Supervisor de Ventas para firma correspondiente y del Jefe de Ventas.
2. Luego Jefe de Ventas si aplica dicha solicitud debe hacer llegarla con su documentación de soportes de análisis al departamento de Recursos Humanos.
3. Para poder ingresar al sistema de la tabla que usted está solicitando el requisito es llegar a la cuota en un 100% de su presupuesto durante 3 meses consecutivos, dicha solicitud se evalúa únicamente bajo este término.
4. En el momento de llegar usted a 3 meses consecutivos de su cuota, se evalúa nuevamente para considerar la aprobación de su respectivo traslado al método de la tabla.

SEGUIMIENTO:

Sin estos requisitos y cumplimiento no se autoriza ningún traslado al método de la tabla.

Fecha elaboración: 03/7/15.

f) _ Vo.Bo. __

Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE PRESUPUESTOS MENSUALES A VENDEDORES

OBJETIVO:

Que el personal de Ventas tenga cada inicio de mes su presupuesto establecido y entregado para ejecutar una mejor labor de venta y alcance.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Vendedor

Secretaria de Ventas

Supervisor de Ventas

Jefe de Ventas

Gerente General

Departamento de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE PRESUPUESTOS MENSUALES A VENDEDORES:

Se establece el siguiente procedimiento para hacer entrega de los presupuestos mensuales a vendedores.

1. El Supervisor de Ventas juntamente con el Jefe de Ventas deben emitir del sistema (SAP) los presupuestos a entregar a los vendedores cada 1 día hábil de mes.
2. El procedimiento debe realizarse de la siguiente forma.
   1. Supervisor 1 Capital Entrega el presupuesto a cada vendedor en su punto de reunión diario

McDonald de la San Juan Hora 7:00 a.m.

Supervisor 2 Capital Entrega el presupuesto a cada vendedor en su punto de reunión diario

Burger King fuente San Cristóbal Hora 7:00 a.m.

• 1. Supervisor Departamental Hace llegar el presupuesto a cada vendedor por medio de correo electrónico (cuenta asignada a cada celular).

• Todos los presupuestos deben tener constancia de recibidos por parte del vendedor en el área capital firma física en la copia del presupuesto entregado y en el área departamental el soporte tiene que ser el correo electrónico con la confirmación de recibido y firma electrónica en el mismo.

• Deben hacer llegar la constancia de entrega de cada presupuesto el segundo día hábil de mes al departamento de Recursos Humanos en el horario de 8:30 a.m.

SEGUIMIENTO:

De incumplir el procedimiento se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 03/7/15.

f) _ Vo.Bo. __

Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO DE EXPORTACIONES

OBJETIVO:

Tener un seguimiento por escrito de todo el proceso de exportaciones, para agilizar el proceso, y evitar perder la línea de comunicación, y obtener información cruzada.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Asistente Administrativa

Encargado de Bodega

Piloto

Jefe de Producción

Contador General

PROCEDIMIENTO PARA EXPORTACIONES:

Con el objetivo de respetar la línea de comunicación, y de generar la información necesaria en el momento requerido para orientarnos hacia el mismo objetivo, se establece el siguiente procedimiento.

1. Se debe iniciar con el correo de solicitud y en el mismo todos los involucrados deben responder para dejar la constancia de su seguimiento y respuestas.
2. El responsable de cada agencia (o Dirección General) informa por escrito correo electrónico sobre el requerimiento de producto.
3. La Encargada de Exportaciones graba el pedido en el sistema, e informa bajo el mismo correo electrónico al momento que el proceso este realizado en el sistema SAP.
4. Jefe de Producción revisa programa de trabajo e informa sobre la disponibilidad de producto, con fechas y horas de cumplimiento.
5. Encargado de bodega de exportación solicita viáticos para piloto y custodio, al mismo tiempo traslada a garita boleta de solicitud a Control Súper 24 para que envíen al guardia de seguridad según hora solicitada.
6. Contador General debe confirmar por correo electrónico (en el mismo correo del inicio) la recepción de solicitudes de viáticos e informar sobre la realización de las transferencias al momento de tener el lote autorizado.
7. Encargada de Exportaciones envía papelería (en los casos que es necesario) para trámite de permisos. El responsable de cada agencia deberá acusar de recibida la información por medio del mismo correo electrónico y luego informar la fecha para la cual contara con los permisos.
8. Al contar con los permisos la persona de exportaciones procede con el pago de impuestos e informa vía correo sobre la confirmación del proceso.
9. Encargado de bodega de exportación procede con la carga del producto al contar con la papelería necesaria, y con el producto completo.
10. Se procede con el despacho.

SEGUIMIENTO:

De incumplir el procedimiento se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 06/7/15.

f) _ Vo.Bo. __

Jefe de Recursos Humanos Director General

PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE PRODUCTO MALO

OBJETIVO:

Tener los lineamientos establecidos para poder realizar el traslado de producto malo al lugar asignado.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Piloto

Asistente de Bodega P.T

Encargado de Bodega P.T

Encargado de Bodega de Producto Malo

Cajero

Contador

Jefe de Producción

PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE PRODUCTO MALO EN BODEGA P.T.:

Por este medio se establece el siguiente procedimiento:

BODEGA PT.

El Piloto se dirige a Caja para que le autoricen la Salida.

El Piloto entrega el Producto Malo al Encargado y firma de entregado, se debe quedar con copia.

NO

ANULAN Nota de Crédito y Devolución de Producto Malo

Imprimen el borrador, Bodega PT firma

Generan una solicitud de Salida de Producto Malo

SI

PILOTO: Recibió producto malo

SEGUIMIENTO:

Sólo tienen 15 minutos para autorizaciones pendientes, los procesos de Bodega P.T., se bloquean.

De incumplir el procedimiento se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 08/7/15.

PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE PRODUCTO MALO

OBJETIVO:

Tener los lineamientos establecidos para poder realizar el traslado de producto malo al lugar asignado.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Piloto

Asistente de Bodega P.T

Encargado de Bodega P.T

Encargado de Bodega de Producto Malo

Cajero

Contador

Jefe de Producción

PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE PRODUCTO MALO CAJA:

Por este medio se establece el siguiente procedimiento:

CAJA

Procede a Liquidar la ruta

Autoriza, crea e imprime la salida de Producto Malo

SI

Recibe Documento impreso de Producto Malo con las firmas correspondientes.

No opera la Autorización y Salida de Producto.

NO

SEGUIMIENTO:

Sólo tienen 15 minutos para autorizaciones pendientes, los procesos de caja se bloquean

De incumplir el procedimiento se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 08/7/15.

PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE LIQUIDACION Y FACTURACION

OBJETIVO:

Establecer el control de liquidación de ruta desde el empleado (piloto) en su proceso inicial hasta tener a cero dichas rutas y poder facturar sin inconveniente alguno.

ALCANCE:

Todos los empleados Alimentos Gourmet, S.A.

RESPONSABLES:

Piloto

Asistente de Bodega P.T

Encargado de Bodega P.T

Cajero

Contador

Garita

Jefe de Producción

PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE LIQUIDACION Y FACTURACION:

Se establece el siguiente procedimiento:

1. Al momento de facturar si los documentos de clientes al contado no están liquidados, la ruta donde se encuentre un documento pendiente de liquidar no podrá ser procesada en su facturación.
2. El tiempo de liquidación de ruta será un parámetro asignado el cual varían según sean las rutas (Local o Departamental)
3. El cajero tendrá que hacer uso del reporte INV31 el cual dará luz verde o roja al piloto para cargar su vehículo al salir de la empresa.
4. En el reporte INV31 el cajero deberá de ingresar el código de piloto y mostrará un formato el cual indicará si el piloto puede cargar su vehículo y salir de la empresa. En caso que la ruta no este liquidada imprimirá en el pase de Carga/Salida el mensaje NO PUEDE SALIR, NI CARGAR (ver anexo 1)
5. Al momento de no tener ningún documento pendiente de liquidar el cajero debe entregar el pase de

Carga/ Salida al piloto el cual debe firmar y el mismo detalla el nombre y código del empleado, luego debe obtener la firma de visto bueno del Jefe inmediato, para que pueda proceder a salir de la empresa. (Ver anexo 2)

SEGUIMIENTO:

De incumplir el procedimiento se tomara medida disciplinaria.

Fecha elaboración: 24/7/15.

f) _ Vo.Bo. __

Jefe de Recursos Humanos Director General