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Procedimientos Sac

INGRESO DE PEDIDOS

Para Ingresar un pedido ya sea recuperado o solicitado por ventas se procede:

Modulo de Ventas
Pedido Cliente
Luego aparece una ventana donde debe de colocarse código de cliente, la cantidad de producto, (el sistema automáticamente ingresa caja, si la cantidad ingresada son unidades, deberá modificarse en la casilla de código de unidad de medida), luego se coloca fecha de entrega
Verificar que el pedido ingresado este correcto.
Crear

Si el pedido es departamental deberá de modificarse en la parte superior, donde indica local y seleccionar interior, esto con el fin de seguir el correlativo.

Cuando el pedido es solicitado por ventas se envía un correo de confirmación con el número de pedido, para que la secretaria de el aviso correspondiente a facturación, para el envío del mismo.

Nota: no pueden ingresarse más de 10 items (incluyendo los cambios) en un pedido, si es necesario agregar más artículos, deberán ingresarse en otro pedido.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (5).bmp$

Código de producto

Fecha entrega

Código Cliente

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (5).bmp$

Cajas o unidades

INGRESO DE CAMBIOS

Para que un cambio pueda realizarse debe de verificarse, que el total pedido cumpla con la política de 3%. Ej. Pedido de Q. 2,500.00*3%= Q.75.00, este es el total que puede ingresarse en cambios. Debe de hacerse la suma de los artículos solicitados en cambio a precio de lista.

Si al momento de ingresar un pedido, el cliente tiene cambios que aplicar, primero se ingresan los artículos solicitados, luego de verificar la cantidad de producto solicitada cumple la política del 3%, se procede a colocarlos

Código de producto
Cantidad a cambiar con signo menos ( Ej. -1, -3, etc.)
Se le debe de aplicar siempre un 15% en descuento
Luego verificar si lo solicitado son cajas o unidades
Colocar el cambio en la bodega correspondiente, se da un clic en el numeral y luego se despliega una ventana donde debe de localizarse la palabra PT, se modifica con PM, y enter para que aplique el cambio.

PM-Producto Malo

PT-Producto Terminado

De no hacer el cambio de bodega correcta, se afecta el inventario.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (5).bmp$

CREACIÓN CLIENTE NUEVO

Modulo Socio de Negocios
Datos Maestros Socios de negocios
En la barra superior elegir Crear

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (5).bmp$

Crear

Ingresar Nombre de Negocio, teléfono, ruta, Persona Contacto, Dirección Exacta (si es posible con referencia), No debe modificarse la pestaña de condición de pago, automáticamente el sistema le coloca lista de precios y pago en efectivo, únicamente Gerencia puede modificar estas opciones)
Colocar nit, si no tuviera se colocara CF, semana y día de visita, luego se revisa en el listado de los socios de negocios, el código para seguir con el correlativo, se agrega y se da clic en crear.

Nota: en la pestaña de Persona contacto y Dirección, debe de escribirse en la primer casilla (ID de persona contacto e ID de Dirección) las palabras Persona contacto y Dirección Contacto para que pueda habilitarse las demás casillas y pueda escribirse, de lo contrario no podrá ingresarse ningún dato.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (6).bmp$ $C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (5).bmp$

Persona Contacto

Dirección Contacto

LISTADO SOCIO DE NEGOCIOS

Esto es el Resumen de todos los clientes existentes en la base de datos

Modulo Socios de Negocios
Datos Maestros Socios de Negocios, al desplegarse la ventana se coloca el signo asterisco (*), en la casilla de codigo
Enter

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (5).bmp$

Esto despliega un listado con todos los códigos y también proveedores ingresados en SAP, los cuales pueden trasladarse a PDF o Excel, así mismo ordenarse por ruta, teléfono, dirección, nombre, etc. Con doble clic en la columna correspondiente

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (5).bmp$

Doble clic para ordenar

LLAMADA DE SERVICIO

La llamada de servicio es utilizada para dejar soporte de confirmación de pedidos, facturas anuladas, cobros, quejas, etc.

Módulos Servicio
Llamadas de Servicio

En la casilla de Código se ingresará el código del cliente que se ha llamado y luego en la parte de abajo se llenara la casilla de Origen (Número Telefónico), Tipo de Problema (elegir del listado) y Tipo de Llamada (Confirmación), todo de la lista desplegable de cada opción.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (3).bmp$

En la opción de Comentarios se escribirá toda la información proporcionada por el cliente. Por cualquier motivo (no contesto, el número de esta fuera de servicio, etc) también se escribirá en esta opción (1)

En Resolución se coloca la fecha y se indica si se logro confirmación. (2)

En Asunto se coloca el motivo de la llamada, siempre escribiendo de la misma manera títulos para no tener inconvenientes al momento de exportar las llamadas para futuros reportes. (3)

Para finalizar se debe de cerrar la llamada en la parte superior derecha de la ventana, del listado que se despliega (4)

Y por último se crea la llamada (5)

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (4).bmp$

1 1

FACTURAS ANULADAS

Para emitir el listado de facturas anuladas, en sap se busca la pestaña

Arrastrar y Vincular
Ventas-Clientes
Nota de crédito de clientes

Luego se despliega un listado con todas las notas de crédito emitidas a la fecha.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Escritorio\Informacion Varia\Mis imágenes\Nueva imagen (5).bmp$

Ese listado se puede trasladar a Excel para filtrar las fechas que necesitemos, para ver la nota le damos doble clic en la flecha amarilla a la par del Número y se despliega la nota.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (6).bmp$ Este detalle nos sirve para llamar al cliente y verificar el motivo del rechazo del pedido, esta llamada deberá grabarse en una llamada de servicio.

PEDIDOS INGRESADOS

Se puede emitir reporte de pedidos por semana, día o mes.
Modulo Ventas Clientes
Informe de ventas
Análisis de Ventas
Pestaña Empleado Depto de Ventas
Seleccionar informe anual
Pedidos clientes
Fecha de contabilización, ingresar la fecha que se necesite.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (6).bmp$

Luego se despliega el listado de los pedidos ingresados por ruta (este listado se envía diariamente a Alejandra, se manda a imprimir en la impresora // pc-jerecursos)

Estos pedidos se confirman diariamente con cada vendedor, de haber alguna diferencia entre lo enviado por vendedor y lo ingresado en sap se da aviso a ventas para que den el seguimiento necesario y coordinen con informática si hay algún problema en servidor, así mismo con las rutas departamentales, (32,36,38,75,76,78) se consulta si tienen boletas de pago para reportar, se le toman los datos y se envían por correo a Alejandra.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (7).bmp$

Para ver el listado detallado de una ruta especifica, se presiona doble clic en el número y luego se despliega una pantalla donde muestra todos los pedidos ingresados de la ruta seleccionada

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (1).bmp$

REPORTE VENTAS DIARIAS

Se revisa diariamente la cantidad de pedidos ingresados de las rutas locales (seguir los pasos de Pedidos ingresados), se ingresan las cantidades en la ruta correspondiente para saber si fueron facturados y recibidos, se abre el pedido (doble clic en la flecha amarilla, a la par de OR), luego se abre una ventana donde muestra el pedido solicitado, se presiona clic derecho sobre el pedido y aparece un listado de opciones, se selecciona mapa de relaciones y este nos indica si el pedido fue facturado, y si fue anulado o recibido por el cliente, si tiene Nota de crédito, el pedido fue anulado, si indica pago recibido es porque el cliente acepto el pedido.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (1).bmp$

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (2).bmp$

Esto se realiza con todos los pedidos de las rutas locales (debe abrirse y revisarse pedido por pedido) y se actualiza todos los días en el archivo de ventas (C:\Documents and Settings\ sesacventas01\ Escritorio\ PEDIDOS)

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen.png$

ESTADOS DE CUENTA

Para imprimir un estado de cuenta, se busca el código del cliente (puede ingresarse el código en la barra de buscador), luego se presiona la flecha amarilla en la parte superior

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (1).bmp$

CLIC

Se despliega una pantalla donde están todos los movimientos del cliente, luego se selecciona Informe de antigüedad.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (1).bmp$

clic

Luego se despliega una pantalla en la cual no se ingresa ningún dato y únicamente se selecciona ok, automáticamente el sistema emite un listado de las facturas pendientes de pago, donde indica la fecha de emisión, fecha de vencimiento, saldo, y el saldo vencido, este reporte puede imprimirse y también exportarse a Excel.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (3).bmp$

HISTORIAL COMPRAS DE CLIENTE

El Historial de ventas sirve para saber la cantidad de producto comprado en determinado periodo, se puede utilizar con cualquier código.

Se ingresa a Ventas-Clientes
Informe de ventas
Análisis de ventas
Pestaña artículos
Informe Mensual
Facturas
Visualización Individual
Total Cliente
Fecha de contabilización (ingresar periodo solicitado)
Ok

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen.bmp$

Luego se despliega una tabla con el listado de clientes que han comprado en la fecha seleccionada, se debe de filtrar la información

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (3).bmp$

Filtro

FILTRO

En el numeral 4 (código de cliente) Igual A
Valor, el código del cliente seleccionado
Seleccionar Filtro

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen.bmp$

Automáticamente el sistema despliega el reporte de los productos comprados en los meses seleccionados, el cual puede exportarse a Excel y PDF

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen.bmp$

REPORTES PRODUCTIVIDAD DE VENTAS

Estos reportes son solicitados por el Auxiliar de RRHH (Steve Romero), una vez a la semana, únicamente se le imprimen o se envían por correo

En la barra de buscador en Sap, se despliega dos opciones, se selecciona Buscar en Menús (este paso se realizará en los 4 reportes)

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen.bmp$

Este paso se realizará en los 4 reportes, solicitados

Reportes Clientes Nuevos por Ruta
Reporte de Pesos por Ruta Pendientes de Facturar
Reporte de Kilos Vendidos por Ruta
Reporte de Pesos por Ruta

Se selecciona la fecha solicitada y cuando sea necesario la ruta (15 a la 88)

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (1).bmp$

Se selecciona la fecha solicitada en las ventanas y automáticamente se emiten los reportes

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (3).bmp$

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (4).bmp$

Clientes Claves

Actualmente son 15 cliente claves a los que se les debe de dar seguimiento con la solicitud de pedidos

Con los clientes a crédito hay que revisar que los mismos, tengan crédito suficiente para que se puedan facturar, en caso contrario se envía un correo al jefe de ventas informando la situación, para que el solicite la ampliación. Los pedidos claves departamentales deben de ingresarse a más tardar los miércoles. Todos los clientes claves tienen autorizado un máximo de 08% de descuento (76 cajas en adelante), la actualización o modificación de razón social, se realiza únicamente si el cliente envía el RTU.

1	C00020	Compañía Distribuidora, S. A.
2	C01869	Avícola Villalobos, S.A.
3	C02150	Belca Guatemala. S.A.
4	C02006	Del Barrio Tiendas S.A.
5	C01489	Suma Tiendas S.A.
6	C02023	Abastecimiento De Tiendas. S.A.
7	C01104	Mercados De Occidente S.A
8	C02273	Negocios Diversos
9	C03649	Super Tienda Esquipulas
10	C03984	Distribuidora Regional Coirsa S.A.
11	C01558	Guadalupe Esteban De Díaz/ Oasis La Bodega
12	C01556	Supertienda Xelaju \ Humberto Pérez
13	C01414	Supermayoreo San Isidro, S.A.
14	C08456	Coro Sociedad Anónima
15	C00074	Rosendo Cabrera

Procedimientos

Codisa, envían correo cada jueves, debe de ingresarse y verificar la fecha de entrega, siempre es cada martes, y casi siempre envían 2 ordenes con distinta semana de entrega (CREDITO)
Avícola, envían órdenes de compra, dos meses antes de la fecha de entrega, siempre lleva certificado de calidad, envía pedido en libras se debe de trasladar a caja(CREDITO)
Belca, envía correo un día antes de su despacho, reciben pedidos antes de la 01:00 p.m, cuando solicitan mayonesa, debe ser de un mismo lote y certificado de calidad, solicitan producto en unidades y con códigos del cliente, se traslada a caja y se ingresa pedido con los códigos de Gourmet. (CREDITO)
Del Barrio Tiendas, Suma Tiendas, Abastecimiento de Tiendas, y Mercados de Occidente. Todos son del mismo grupo y envían correo con orden de compra. Debe de pedirse rampa, para cada tienda y dar aviso a bodega y a facturación la fecha y rampa en que recibirán pedidos (CREDITO)
Negocios Diversos, Únicamente compra salsa Soya Sachet, compra cada dos o tres meses (CONTADO)
Supertienda Esquipulas, se le debe de llamar en la semana asignada (CONTADO)
Coirsa, se llama en la semana asignada, se le debe de solicitar boleta de pago al momento de llamar por el pedido (CREDITO 8 DIAS)
Oasis La Bodega, se llama a la colocadora Marta Julia (4270-8269), ella dicta el pedido y los cambios a ingresar (CONTADO)
Super Tienda Xelaju, envían pedido por correo electrónico, no reciben pedidos después del 20 de cada mes (CONTADO)
SuperMayoreo San Isidro, se realiza llamada, no manejan pedidos por Correo Electrónico (CONTADO)
Coro y Rosendo Cabrera, solicitan pedido por correo electrónico, ambos códigos se trabajan con el mismo contacto. (CONTADO)

A todos los clientes se les consulta si tienen cambios y de ser afirmativo se ingresan en el momento, así mismo se les indica y se coordina con ellos la fecha de entrega.

Cada vez que se ingrese pedido se envía un correo a facturación ([email protected]), con copia al Jefe de Ventas ([email protected]), informando el número de pedido, fecha de entrega, y si hay orden de compra se envía la misma

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen (5).bmp$

Cuando se ingrese un pedido de Avícola Villalobos se envía un correo con la programación actualizada de entregas para evitar retrasos en la misma, pues las órdenes son solicitadas con uno o dos meses anticipo.

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen.bmp$

Así mismo se lleva un control en Excel, en donde se ingresan las ordenes o pedidos por mes, como respaldo de los pedidos ingresados. Este cuadro se va actualizando conforme se van facturando los pedidos.

	Control de Pedidos Clientes Claves
No.	Fecha Recepción de O/C	Cliente	No. O/C	Fecha de Despacho	No. Pedido	Total OV con IVA	No. Factura
1	06/05/2014	Avícola Villalobos	145-12-92451	18/06/2014	19813	Q 14,408.25
2	06/05/2014	Avícola Villalobos	145-12-92452	02/07/2014	19814	Q 14,408.25
3	07/05/2014	Avícola Villalobos	145-12-92489	11/07/2014	19815	Q 14,268.00
4	07/05/2014	Belca	61297	07/05/2014	19817	Q 2,721.67	305407
5	07/05/2014	Coro (Rosendo Cabrera)	correo	12/05/2014	1020158	Q 41,703.00	306161
6	08/05/2014	Belca	61319	09/05/2014	19926	Q 24,591.45	306295
7	09/05/2014	Codisa	5507	13/05/2014	20075	Q 45,077.76	306296
8	09/05/2014	Codisa	5508	20/05/2014	20076	Q 95,461.55
9	14/05/2014	Coirsa	telefónico	19/05/2014	1020775	Q 33,915.41

Toda la información sobre los clientes claves está guardada en la Carpeta de Clientes Claves (C:\Documents and Settings\sesacventas01\Escritorio)

Para revisar el límite de crédito de un cliente se verifica en la casilla condición de pago

$C:\Documents and Settings\sesacventas01\Configuración local\Archivos temporales de Internet\Content.Word\Nueva imagen.bmp$

Cada vez que se tenga una entrega de pedido, debe de verificarse al finalizar la tarde que el pedido haya sido facturado, en caso contrario se consulta con el departamento de facturación el motivo por el cual aun no se ha emitido la facturación del mismo.

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